No importa cuánto vende un negocio: si hay muchas salidas de dinero y un gran desorden en la operación, nunca será rentable.

Por eso es tan importante que la Contabilidad de la empresa incluya un registro detallado de todos los costos, desde los salarios hasta las compras de papelería o los pagos de taxis.

Una de las maneras más efectivas de hacerlo es manejar los llamados “centros de costos”, que agrupan las distintas partidas de gastos mensuales dentro de la empresa. ¿Cómo definirlos? Según los especialistas, esto depende del criterio de cada compañía. Lo importante es que se conviertan en unidades de decisión, con mecanismos claros de registro, control y responsabilidades.

Por ejemplo, si cuenta con un presupuesto asignado y un responsable, el departamento de eventos de la empresa puede ser un centro de costos. Al final, la forma en que van a ser estructuradas estas unidades contables va a depender de factores como el giro de la compañía, pero sobre todo de las necesidades de información y del criterio que quienes necesitan tener acceso a esos datos.

Acá algunos casos más que podrían resultarte útiles. Por ejemplo, en una empresa de transporte de mercancías un centro de costos puede ser el departamento de mantenimiento y reparación de trailers; o si la compañía es más pequeña, directamente un vehículo. Porque al final, una sola unidad también puede integrar los gastos en gasolina, repuestos o seguros.

Cómo empezar

Si no estás familiarizado con este tema, lo primero que deberías tener en cuenta es que los centros de costos pueden dividirse en dos categorías: directos e indirectos.

Como te podrá confirmar tu Contador, los costos principales son los que intervienen directamente en la fabricación de un producto o la prestación de un servicio, y los costos indirectos o auxiliares son los de apoyo a la actividad principal (por ejemplo, el pago de la renta de las oficinas o de los sueldos del personal administrativo).

La pregunta es qué hacer con esos costos indirectos cuando hacemos una asignación de los gastos en el presupuesto anual (una tarea en la que seguramente ya estás trabajando para el próximo año).

Se pueden repartir entre los diferentes centros de costos, en partes iguales o según el uso proporcional que hagan de ellos.

El segundo paso es hacer una lista detallada de todos los gastos en los que incurre el negocio mes por mes, y por último trabajar en un archivo Excel para empezar a ordenarlos y agruparlos o bien en un Sistema de Administración.

Este ejercicio inicial te revelará datos que quizá no habías tenido nunca en cuenta. Por ejemplo, si trabajas en casa, deberías asignar a tus proyectos el costo de la energía eléctrica extra que estás consumiendo, o del pago mensual del Contador. Entonces, las cifras reales de la rentabilidad de cada producto o cliente quedarán reveladas. Y estarás listo para tomar mejores decisiones.

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