La base de datos de una empresa es una pieza fundamental de su estrategia de marketing. No solo permite mantenerse en contacto permanente con los clientes actuales y generar nuevos prospectos, sino generar campañas más personalizadas y efectivas.

Pero la realidad es que la generación y el mantenimiento de una base de datos no es una actividad tan generalizada en las empresas medianas y pequeñas, sobre todo por la falta de información y orientación sobre cómo hacerlo. Y por eso hoy queremos compartirte la información práctica que necesitas para lograrlo.

1. Empieza con una simple hoja de Excel

Al inicio, esta herramienta es suficiente porque es práctica, sencilla de usar y compatible con los sistemas de Customer Relationship Management (CRM) o email marketing que puedes empezar a utilizar en el futuro.

2. Define los campos de la base de datos en forma independiente

Es decir, es mejor que cada variable (por ejemplo, nombre y apellido) ocupe su propia columna. Esto te permitirá filtrar y encontrar la información que necesitas de forma más fácil.

3. Incluye información relevante

Una de los usos principales de una base de datos es que nos permite segmentar nuestro mercado objetivo. Y para lograrlo, necesitamos contar con datos que sean relevantes para alcanzar nuestras metas de negocios.

Si tus clientes son consumidores finales, la información que te recomendamos incluir es la siguiente:

Datos generales

  • Nombre
  • Apellido
  • Teléfono
  • Email
  • Facebook, Twitter, Instagram o alguna otra red social

Datos para segmentar

  • Colonia
  • Ciudad
  • Estado
  • Estudios
  • Profesión
  • Empresa en la que trabaja
  • Puesto que ocupa
  • Nivel socioeconómico
  • Hobbies
  • Necesidad o problema que necesita solucionar
  • Tipo de personalidad

4. Agrega un campo de observaciones

Aquí puedes incluir información no considerada en los campos obligatorios, pero que puede ser de utilidad a la hora de contactar a un cliente actual o potencial. Por ejemplo, cuál fue la última compra realizada, si el consumidor paga a tiempo o si solicita factura.

5. Establece una política de captura de datos

Define de qué manera se van a capturar los datos (por ejemplo, de forma manual después de participar en una feria de negocios y recolectar muchas tarjetas de presentación, o a través de un CRM), cuáles van a ser las reglas para abreviar palabras, o si se van a usar o no mayúsculas y minúsculas. Define además quién va a ser el responsable de actualizar la base, con qué periodicidad y a quién debe reportar.

6. Cuida a tu base de datos como un activo estratégico

Haz un backup del archivo, resguarda cada documento en un lugar seguro y no permitas que muchas personas tengan acceso a él. Eso te protegerá del robo de información, la manipulación de los datos y los errores.

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