A medida que una empresa crece y contrata más personal, es importante mantener en orden toda la documentación relacionada con los colaboradores. Descubrir que el teléfono o domicilio de un vendedor que no se presenta a trabajar desde hace varios días no es correcto, o que no firmó su contrato de trabajo, puede traernos muchos problemas. Es mejor evitarlos.

La pregunta es: ¿cuál es el tipo de datos y documentos que debe incluir el expediente de cada empleado? Y claro, también tendremos dudas sobre cómo debemos organizar esa información, o qué archivos requieren la firma del trabajador. El objetivo de un legajo de personal es contar con el respaldo necesario en caso de problemas (como un juicio laboral), pero también registrar la información necesaria para aumentos de salarios, bonos y ascensos.

Estos son algunos puntos que deberías tomar en cuenta para que este proceso sea más eficiente.

1. Un empleado, un legajo

Toda la documentación de un colaborador debe estar en una sola carpeta, y no repartida por diferentes oficinas de la empresa. Por ejemplo, la evaluación anual de desempeño a cargo del superior directo del empleado debe permanecer en el archivo de Recursos Humanos, y no en su escritorio.

2. Expedientes a medida

La documentación requerida debe tener en cuenta la actividad específica de la empresa, pero también la de cada empleado. Por ejemplo, los seguros contra accidentes de trabajo pueden resultar imprescindibles para el personal de fábrica, pero no para una asistente. Este punto es clave para el caso de conflictos laborales.

3. Datos de contacto actualizados

Durante el tiempo que dura una relación laboral, un trabajador puede cambiar varias veces de domicilio, y no tomarse el tiempo de notificar a la empresa. Pide al personal de Recursos Humanos que actualice estos datos una vez por año, y que cada empleado firme la planilla que contenga esa información (si lo consideras necesario, pide un comprobante de domicilio).

4. Contrato de trabajo

La relación laboral con el empleado debe quedar establecida en un documento, en el que se establezcan las condiciones de su trabajo y cuáles son las obligaciones por parte de la empresa. Debe contar con dos firmas: la del colaborador y la de un representante legal de la compañía.

5. Constancia de alta ante el IMSS y pagos de cargas patronales

No olvides incluir esta información en los expedientes. Cuando se trate de archivos digitales (los de nómina caen en esta categoría también), arma las carpetas correspondientes y haz los respaldos necesarios para protegerlas.

6. Entrega de elementos de trabajo

Por ejemplo, automóvil, celulares, laptops o tablets, uniformes de trabajo, etc. Es importante especificar en qué estado se otorgaron y cómo se espera que sean devueltos.

7. Planilla horaria

Este documento debe registrar los horarios de entrada y salida del trabajador, la cantidad de horas trabajadas, las llegadas con retraso, las faltas, las ausencias justificadas y las vacaciones.

8. Manuales de procedimiento y códigos de ética

Las reglas que se establezcan en la empresa para el ejercicio de cada función y la convivencia deben ser conocidas por todos los empleados. Cuando contrates a alguien, asegúrate de que lea estos documentos y los firme, para que quede registrada su conformidad.

9. Llamados de atención y sanciones

Si un empleado cayó en alguna falta y tuvo que ser apercibido, este hecho debe quedar registrado en un documento escrito y firmado por el colaborador.

10. Digitalización

Hoy es cada vez mayor la cantidad de documentación que se genera en forma electrónica. Para hacer la organización de archivos más eficiente, puedes aprovechar las ventajas de un Sistema de Nómina Integral, que entre otras funciones permite generar un catálogo completo de cada trabajador.

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