La expansión de un negocio significa que va creciendo en ventas, empleados, instalaciones y productos en existencia. Y es en este último punto donde suelen generarse muchos problemas, que incluso pueden llevar a una empresa próspera a la quiebra.

Los apuntes manuales en una libreta o un archivo de Excel pueden ayudar durante los primeros meses de operación de, por ejemplo, una pastelería. Pero cuando empiezan a llegar más clientes, está claro que esos recursos ya no resultan adecuados para saber cuál es la cantidad de materia prima en el almacén, de cuántos productos terminados quedan en las estanterías del local o si los costos de inventario no se dispararon.

Señales de alerta

Hay otros dos errores muy comunes en los que caen los empresarios en el manejo del stock:

1) Desconocer la demanda de sus productos, es decir, cuáles se venden más; en qué momento del día, del mes o del año; y qué mercancía ya no vale la pena resurtir.

2) No tener información en tiempo real sobre las existencias, lo que impide reaccionar a tiempo ante un pedido grande, provoca problemas en la contabilidad y las finanzas, o da lugar al robo hormiga por parte de empleados deshonestos.

Para hacer una reingeniería en el proceso de administración y control de los inventarios no hace falta ser una empresa que facture millones de pesos, sino contar con las herramientas adecuadas. La de mayor impacto es un software especializado, que se adapte al tamaño y a las necesidades actuales del negocio. Hoy tienes a la mano desde programas muy sencillos que pueden descargarse por Internet hasta plataformas más robustas, que incluyen soporte técnico, mantenimiento y capacitación para los empleados.

Si tienes una empresa pequeña o mediana, la mejor alternativa es arrancar con un Sistema Administrativo Empresarial, que controle todas las operaciones del ciclo de compra-venta de la compañía, de sus sucursales e incluya un módulo de inventarios.

En el mercado encontrarás muchas opciones, pero algunos de los puntos que debes tener en cuenta para tomar la mejor decisión son:

• La posibilidad de registrar y almacenar información histórica sobre ventas, clientes y proveedores, para desarrollar estrategias comerciales más rentables y de largo plazo.

• Contar con una aplicación móvil que permita levantar pedidos y consultar inventarios desde cualquier lugar.

• Que te permita generar reportes de inventario que te indiquen tus existencias, tu stock mínimo y la compra sugerida.

• Proteger la seguridad de la información con la creación de usuarios y contraseñas para cada persona que tenga acceso al sistema.

Revisa el proceso actual de la administración y control de tus inventarios en tu negocio, habla con tus empleados y tu contador sobre cuáles son los principales problemas en la operación de almacén, infórmate sobre las diferentes opciones tecnológicas disponibles y da un nuevo paso para la expansión de tu compañía.

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