El manejo del inventario es uno de los indicadores clave de la salud operativa y financiera del negocio. El exceso o la falta de materias primas o mercancías para la venta son los dos extremos que debemos evitar. Pero encontrar el punto óptimo de abastecimiento de la bodega es una tarea más compleja de lo que parece.

Para empezar a trabajar en esto, lo primero es entender cuál es el nivel ideal de inventario. Según la definición de los especialistas, es aquel que garantiza el cumplimiento de la demanda (ya sea interna, por parte de producción; o externa, desde el piso de ventas), al mismo tiempo que se evita el exceso de stock y se minimizan los costos (por ejemplo, el de mantenimiento).

Luego, debes entender cuáles son las cuatro variables que te van a permitir definir cuál es la cantidad de productos que debes comprar, y en qué momento. Por supuesto, para poder lograrlo vas a necesitar información en tiempo real sobre ventas y existencias. Por lo que es recomendable que cuentes con un sistema efectivo de administración empresarial, que conecte las ventas con las entradas y salidas del depósito, y arroje información vital para la toma de decisiones.

1. Stock máximo

Es el inventario más grande de insumos o mercancías para la venta que puedes almacenar, de acuerdo al tamaño de la bodega de la empresa, y también de su capacidad financiera. El problema del stock máximo es que implica un capital ocioso, que implica costos de mantenimiento, de seguros, de mermas y también de dinero “enterrado”, que no puede usarse para otras cosas.

2. Stock de seguridad

Se trata del mínimo imprescindible con el que la empresa debe contar en almacenes para poder cumplir con los pedidos de las líneas de producción o de los clientes externos. Un mal cálculo puede causar muchos problemas, como demoras en las entregas, sobrecostos por compras de insumos de último momento, o directamente la pérdida de clientes.

3. Punto de pedido

Es el indicador de cuándo se debe realizar una nueva solicitud de mercancía desde la bodega. Para definirlo, se debe tomar en cuenta cuál es el stock de seguridad, la demanda esperada y el tiempo que tardará la mercancía en llegar al depósito para no caer en faltante. Por ejemplo, si en una tienda de abarrotes el stock de seguridad de latas de frijoles es de 15, se venden 10 al mes y el pedido demora 30 días en llegar, se debe hacer un nuevo pedido mensual cuando haya 25 latas en la bodega.

4. Lote económico

Este último concepto se refiere a la cantidad de insumos o mercancía que debes pedir para tener costos mínimos de inventario. Ten en cuenta que cuanto más grandes sean los pedidos, más altos serán los costos de almacenaje, de capital aplicado, de mermas y de seguros (por los riesgos de robos). Pero del otro lado, también debes considerar que cada pedido tiene un costo (por ejemplo, de administración, envío y supervisión). La clave del llamado lote económico es encontrar el equilibrio entre estas dos variables.

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