Si queremos tener una verdadera empresa, y no un autoempleo, necesitamos que crezca. Y para ello, debemos incorporar reglas, procesos y procedimientos de seguridad para que el negocio funcione bien aunque no estemos ahí.
Los controles también son importantes porque preparan a los empleados para ganar autonomía y tomar mejores decisiones. Con un sistema de trabajo claro, el equipo puede saber qué se espera de él y qué debe hacer para alcanzar sus objetivos. No se trata de que supervises cada tarea que se realice en la empresa, sino por el contrario de darte el tiempo y el espacio necesario para que te concentres en tareas más estratégicas, como la negociación de una alianza comercial o el lanzamiento de una nueva línea de productos.
Los controles que deben aplicarse a un negocio son varios, y están condicionados por la etapa de maduración en la que se encuentra la empresa. Estos son los siete más importantes, con los que puedes comenzar.
1. Desarrolla procesos y manuales de operación
Para delegar de manera efectiva, necesitas definir y transmitir con el mayor detalle posible cómo se realizan las diferentes funciones dentro de la empresa. Esto incluye desde cómo se fabrica un producto hasta la manera en que debe contestar el teléfono la asistente de un director.
2. Reduce el uso de efectivo
Siempre es una tentación y puedo dar lugar a muchos malos entendidos. ¿Qué puedes hacer en este caso? Incorpora medios de pagos electrónicos y, en el caso de los empleados, sistemas de reembolsos de gastos a través de transferencias o cheques.
3. Emplea a más de una persona para controlar funciones de administración y finanzas
Ésta es una de las formas más efectivas de combatir los robos y el fraude. Por ejemplo, si una persona se encarga de hacer los depósitos en el banco, otra debe revisar las cuentas y controlar el efectivo disponible. Aunque tengas colaboradores de tu máxima confianza, nunca dejes el manejo del dinero en manos de una sola persona.
4. Utiliza un sistema de administración empresarial
Este tipo de software te permite controlar todos los ciclos de operación de compra-venta de la empresa, desde los ingresos y la facturación hasta el estado del inventario. Aunque hoy existen numerosas opciones en el mercado, investiga cuál es la que mejor se adapta a los requerimientos de tu negocio y asegúrate además de que sea versátil y haya incorporado los últimos cambios en materia fiscal.
5. Crea un sistema para el control de gastos
Además de contar con presupuestos y de mantener informados a tus directores sobre cualquier cambio, define diferentes niveles de autoridad para realizar gastos importantes. Por ejemplo, si el cheque es superior a los $50,000 pesos, ¿quién deberá firmarlo?
6. Mide el impacto del plan de mercadotecnia en las ventas
Al inicio del año, todos los proyectos de comunicación y publicidad suenan muy bien, pero a medida que pasa el año y no vemos resultados concretos, invertir miles de pesos en anuncios en Internet o un espectacular en la vía pública ya no parece una gran idea. Reúnete con el equipo de mercadotecnia y ventas como mínimo dos veces al mes, y pide un reporte de resultados.
7. Monitorea la calidad del servicio al cliente
Pocos datos son más claros sobre la marcha de un negocio que las opiniones, quejas y sugerencias de los consumidores sobre tu producto o servicio. Crea una línea directa para tener acceso a ellas y evitar filtraciones por parte de tus empleados. Las redes sociales, en especial Twitter y Facebook, son ideales para eso.
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