Llega fin de año y el momento de poner toda la documentación en orden. Una de las principales razones es el próximo cierre contable y fiscal de las empresas, un requisito de las Normas de Información Financiera (NIF) y el Servicio de Administración Tributaria (SAT) que exigen precisión y claridad en la información. No sólo para evitar multas y sanciones por parte de la autoridad, sino también para optimizar la carga fiscal.
El cierre contable permite conocer el resultado de un negocio durante un año, del 1 de enero al 31 de diciembre. Es decir, cuantificar las ganancias o las pérdidas. En términos un poco más técnicos, este ejercicio consiste en cuantificar la utilidad del año, disminuyendo del saldo todas las cuentas de ingresos, el saldo de las cuentas de costos y gastos para así reconocer el monto de la utilidad neta dentro de las cuentas de capital o patrimonio de la empresa.
El plazo para la presentación de la declaración anual de impuestos, la cual incluye cierta información de la Contabilidad de las empresas vence el próximo 31 de marzo, pero es mejor ir preparando los registros contables, cuentas y la documentación comprobatoria con tiempo. Es una tarea algo complicada, y durante su realización pueden surgir inconvenientes debido a errores en los registros de movimientos, o por la falta de documentación (como una factura que acredite un ingreso o egreso de dinero). Para evitarlos, aquí te compartimos algunas recomendaciones para prepararnos a tiempo con un cierre contable y fiscal efectivo:
1. Arma un check list de comprobación
Esto te permitirá asegurarte de que tienes a la mano todos los documentos y archivos digitales necesarios para dar un panorama real del patrimonio de la compañía, de los resultados durante el ejercicio económico y de su situación financiera. Las operaciones que deben registrarse son, además de los ingresos y egresos, las amortizaciones, las pérdidas de activos, los instrumentos financieros y la reclasificación de las deudas.
2. Asegúrate de estar al tanto de las últimas novedades por parte del SAT
Aunque seguramente contarás con el apoyo de un Contador, siempre es bueno que te mantengas informado sobre qué nuevos puntos debes tener en cuenta. Por ejemplo, cuáles son los nuevos requisitos para la nómina digital , qué gastos son o no deducibles (y qué tipo de comprobante hay que presentar), qué aplica en el caso de operaciones de leasing o factoraje, o el tratamiento fiscal de las operaciones vinculadas a la entrada o salida de socios.
3. Revisa tu sistema de contabilidad integral
Para evitar contratiempos y hacer esta tarea más ágil, es imprescindible contar con un software contable que se convierta en tu mejor aliado. Ten en cuenta, por ejemplo, funciones como la automatización del registro contable link a Aspel COI, o la posibilidad de generar un catálogo de cuentas con código agrupador del SAT. También es fundamental la validación de todos los CFDIs que presentes para comprobar gastos, y hay plataformas en el mercado que permiten hacerlo con solo un clic.
4. Evalúa el desempeño de tu sistema administrativo
Para realizar un cierre contable con el mínimo de errores, necesitas haber llevado una buena Contabilidad Electrónica durante todo el año. Si no lo lograste, quizá necesites una plataforma para integrar el proceso comercial y el proceso contable de la empresa. Aquí hay que considerar funciones como la posibilidad de contabilizar automáticamente las operaciones de compra-venta en el sistema contable, o de relacionar los folios fiscales del CFDI a las pólizas.
Ahora sí, ¡pon en orden tu cierre contable y fiscal a tiempo!
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