Si pudiéramos pedir un deseo que se cumpliera mágicamente, muchos emprendedores pensaríamos en una fábrica de tiempo. Así, con horas extras para dedicar a la empresa y a nuestra vida personal, podríamos terminar con todo lo que tenemos en mente al inicio de cada día, y avanzar a paso firme con todos los proyectos.
Aunque se trata de una fantasía, hay algunas técnicas que puedes aplicar para optimizar el tesoro más preciado de la vida moderna. Porque al final, no se trata de contar con más horas disponibles, sino de no perder las que tenemos con distracciones, tareas irrelevantes o falta de organización. ¿Cómo lograrlo?, aquí te compartimos las cinco técnicas más efectivas de los expertos en productividad para que te conviertas en el amo de tu tiempo.
1. Trabaja con un sistema de productividad
Las agendas y las listas de pendientes son herramientas muy útiles, pero para manejar mejor el tiempo es necesario apoyarse en un proceso integral. Investiga cuáles son los mejores y, sobre todo, cuál podría funcionar mejor para ti según tus hábitos. Y luego lee sobre ellos para entender cómo usarlos en forma efectiva. Uno de los más reconocidos es el método GDT (por Getting Things Done), que consiste en trabajar con cuatro listas de tareas progresivas: bandeja de entrada (donde debes registrar todos los pendientes), próximas acciones, lista de espera y lista de proyectos.
2. Ordena tu espacio de trabajo
Puede parecer algo superficial, pero una vez que organices mejor tus procesos de trabajo, te va a resultar imprescindible encontrar un documento importante en pocos minutos, y no pasar horas buscándolo entre una pila de papeles. ¿Hay una peor manera de perder el tiempo que esa? Así que tómate un día o dos y ordena el archivo de documentos físicos y electrónicos en carpetas con categorías, tira esos papeles que ya no son necesarios y despeja tu escritorio para sentir una sensación de armonía al momento de sentarte frente a la computadora. Si por la carga de trabajo tienes que hacerlo el fin de semana, ¡no te detengas! Vale la pena el esfuerzo.
3. Trabaja con bloques de tiempo
Otra estrategia sumamente efectiva es agrupar las tareas similares o con puntos de coincidencia en determinadas horas del día. Por ejemplo, contestar emails o revisar cotizaciones. O si esta semana tienes que agendar muchas reuniones fuera de oficina, puedes juntar todas en la mañana del jueves. Así evitarás las pérdidas de tiempo que ocasionan los traslados, sobre todo en ciudades con mucho tráfico. Además, te verás obligado a dar a cada junta una hora de inicio y final, por lo que todos deberán ser puntuales.
4. Menos plática y más trabajo
O en otras palabras, concéntrate. Los mexicanos somos muy sociables, y a veces eso nos lleva a perder horas enteras conversando de temas intrascendentes frente a la máquina de café, o al inicio de una junta. No se trata de no socializar, sino de hacerlo en los momentos adecuados, como la hora de la comida. Evita además las reuniones innecesarias, y trata de solucionar la mayor cantidad de pendientes posibles a través de correos electrónicos, o de mensajes a través del celular. Y si una junta resulta imprescindible, trabaja con una agenda de trabajo y una minuta.
5. Aprovecha los tiempos muertos
Si estás esperando a un cliente en sus oficinas, o en la sala de espera de un aeropuerto, puedes usar esas horas para ver un video gracioso en el celular o, en cambio, para revisar los detalles de la propuesta para un nuevo cliente. Tú decides. La recomendación de los expertos es tener siempre una carpeta con pendientes a la que puedas acceder desde un dispositivo móvil (como una laptop o el celular), y sin necesidad de contar con Internet. Lo ideal es que se trate de tareas sencillas, de rápida ejecución y para las que no necesites consultar a otra persona.
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