CP Lourdes Pastor Farill
Según estudios realizados por Asociación de Examinadores de Certificados de Fraude (ACFE), un estudio realizado determinó que en las empresas de los Estados Unidos el fraude causa pérdidas de 9 dólares diarios por empleado. En ese país, las empresas pierden el 6% de sus ingresos anuales debido a fraudes. En América Latina no existen estadísticas pero se cree que las pérdidas causadas por fraudes son mayores todavía, debido a que existe menor control y una falta de conciencia empresarial con respecto al fraude.
Todos sabemos lo doloroso, costoso y frustrante que es enfrentarnos a un fraude, pero lo que más nos duele es saber que de alguna manera se pudo haber prevenido, es por esta razón que en este artículo vamos a comentar algunos de estos ilícitos más comunes y cómo podemos prevenirlos.
Lo más molesto, desde la perspectiva de un empresario podría ser, cómo este tipo de acciones repercuten económicamente en la empresa y en el patrimonio que con arduo trabajo se ha logrado integrar, pues éste se puede ver seriamente mermado o su operación puede ser seriamente afectada.
El primer tipo de fraude al que quiero referirme es el robo de información confidencial de la empresa, desde el catálogo de clientes, o hasta las fórmulas de los productos que se fabrican. En este caso, podemos y debemos de tener convenios de confidencialidad firmados por nuestros empleados, crear políticas internas en cuanto al uso de la información y, sobre todo, el tener esta información resguardada, es decir, que solamente personal autorizado pueda tener acceso a esta.
Otro tipo de fraude o de engaño al interior de una empresa se presenta cuando existe conflicto de intereses, es decir, cuando algún puesto clave es ocupado por un amigo o pariente que no sea el idóneo para realizar la labor del puesto, sino que por “compadrazgo” sea colocado en este nivel, lo cual daña y afecta la operación normal de la empresa.
Para evitar estas situaciones, la empresa debe de tener políticas de contratación bien definidas, es decir, que estén delineados correctamente los perfiles de puesto y el establecimiento de políticas en cuanto a la contratación de personas relacionadas, ya que pueden provocarse problemas que con el simple establecimiento de estos procedimientos o estatutos pudieron evitarse.
El robo de bienes físicos es otro problema que se presenta en las empresas y que puede evitarse instalando Circuitos cerrados de Televisión, siempre que se dé a conocer a los empleados su existencia, pues es curioso cómo la gente al sentirse observada cuida su conducta.
De igual manera, es necesario el establecimiento de políticas en cuanto a la salida de bienes de la empresa, que exista un manual con los procedimientos a seguir para ese fin y que incluya: quién será el responsable de dicho bien cuando salga de las instalaciones, quién autoriza y la revisión por parte de seguridad de la empresa.
En cuanto a los fraudes financieros, solamente vamos a abordar algunos.
En el caso de los pagos de nómina, el fraude surge desde que existe el sueldo exagerado de un trabajador, hasta el caso de pago de horas extras no laboradas. Para esto, sería conveniente la existencia de un tabulador para los distintos puestos que existen en la compañía, y la autorización del pago de las horas extras, es decir, si el supervisor de la planta es quién elabora la nómina de los trabajadores, que el pago de las horas extra sea autorizado también por el gerente, y por supuesto, el uso de un reloj checador, con el que se pueda corroborar sus horas de entrada y salida.
Pagos dobles a los proveedores, estos pueden existir de manera intencional o no. Para evitar este conflicto, es necesario establecer un procedimiento en el cuál las facturas por pagar deben de ser autorizadas por una persona distinta al encargado de recibir la mercancía y realizar los pagos.
Sobre el pago de viáticos por eventos laborales o gastos de representación exagerados, para poder prevenir esto, es necesario el establecimiento de políticas en cuanto al monto máximo de gasto por día, y en la medida de lo posible, lograr que el empleado vaya de viaje con la mayoría de los gastos pagados: hotel, boletos de avión, comidas, etc. También sería conveniente que se tengan políticas correctas en cuanto a la entrega de comprobantes del viaje realizado, motivo, persona a quién visita, etcétera.
Compras en precios elevados. No es raro en las compañías ver que se compran cosas en precios más altos a lo normal, porque el proveedor es mi amigo, porque el comprador se presta a la corrupción o porque simplemente nos urge el bien en cuestión. El tener un manual para realizar compras, ya sea de consumo interno como de materia prima, es indispensable para este tipo de jerarquía, pues se debe asentar el uso que se le dará al mismo, y tener por lo menos 3 cotizaciones de diferentes proveedores para poder elegir al que ofrezca el mejor precio con la calidad requerida.
Es indispensable que el área de Recursos Humanos esté involucrada para evitar los fraudes en las empresas, ésta debe de tener los perfiles de puesto perfectamente definidos, verificar que los empleados cumplan con estos requerimientos, investigar los antecedentes de los mismos, es decir, pedir referencias, pero sobre todo, el crear un ambiente laboral en donde los empleados “tengan la camiseta puesta” y se sientan parte de la compañía y la cuiden como su fuente de ingreso, procurando siempre lo mejor para ella y sus compañeros de trabajo.
En conclusión, el área de Recursos Humanos y la administración de la empresa, deben de establecer políticas de control interno necesarias para el funcionamiento correcto de la empresa, en donde estén de manera clara los procedimientos a seguir en cuanto a la contratación del personal, perfiles de puesto y qué hacer en caso de que un empleado incurra en una operación fraudulenta para la empresa.
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