La mayoría de las pequeñas y medianas empresas (pymes) sufren los estragos del retraso en los pagos por parte de sus clientes. Esto complica el flujo de efectivo, la salud financiera del negocio e impide la planificación oportuna e inversiones necesarias para crecer.
La morosidad hace que la compañía apenas sobreviva. Terminamos estirando nuestros propios pagos a proveedores o por servicios. Y si no tomamos medidas a tiempo, el peligro es que terminemos cerrando.
Fin de año es un excelente momento para evaluar cuál es nuestra situación y preparar un plan para evitar que los clientes morosos arruinen el negocio. No es una tarea imposible, ni siquiera es algo complicado. Sólo hay que analizar bien el panorama y adoptar cuatro reglas inteligentes y efectivas.
1. Trabaja con tu propia política de pagos
Es un error asumir que debemos aceptar siempre lo que el cliente nos impone, o lo que se considera “normal” en nuestro sector. Por ejemplo, si tus competidores toman pagos a 90 días, pero tú tienes que depositar a tus proveedores cada mes, no es una buena idea que sigas este camino. Por supuesto que tenemos que ser flexibles, pero hay que ser muy cuidadosos con esos contratos que parecen la salvación de la compañía, y al final la pueden terminar hundiendo.
Analiza el volumen de operaciones de tu empresa, cuáles son los clientes más rentables, cuál es la plazo de pago que mejor se ajusta a tu operación y toma la mejor decisión. Y por supuesto, sé claro a la hora de comunicarla.
2. Cobra por adelantado o pide un anticipo
Este punto es sumamente efectivo. Si vendes productos, no hay mejor ejemplo que el de los sitios en línea: la mercancía solo se envía una vez que el cliente ya ha introducido todos los datos de su tarjeta de crédito y la operación está aprobada. En el caso de los servicios, no hay peor pesadilla que terminar un trabajo para que al final el cliente diga que no está conforme y que no nos va a pagar. Pedir un adelanto, además compromete al cliente en el proyecto en caso de que tenga que entregarnos información o participar de alguna manera.
No tengas miedo de aplicar esta estrategia. Si estás seguro del valor de tu oferta, y sabes comunicarla a tu audiencia, al final lo único que harás será atraer buenos clientes y asegurar la salud financiera de la empresa.
3. Factura rápido
El desorden administrativo es una de las principales causas de la ineficiencia en el cobro. Si los comprobantes se envían una o dos semanas después de la autorización del cliente, o si no contamos con la información que necesitamos para completar el archivo, entonces es lógico que los pagos tomen más tiempo de lo planeado.
Ahora, con la obligación de emitir CFDIs en su versión 3.3, este punto toma especial relevancia, ya que es necesario ajustar nuestros sistemas de facturación con tiempo y prepararnos para incluir mucha más información.
Aprovecha las últimas semanas del año, cuando el ritmo de actividad baja un poco, para reunirte con el personal de Administración y Finanzas de la empresa, y definir de qué manera pueden mejorar sus procesos.
4. Da seguimiento a los pagos
Hay un refrán que dice que “una venta no se cierra hasta que se cobra”. ¡Y eso es muy cierto! Es muy importante que acuerdes con el cliente cuál será la fecha de pago, también que te asegures de que ese compromiso se cumpla. Si hay un retraso, reacciona rápido y comunícate inmediatamente con él para saber cuál ha sido el problema.
Para evitar caer en estas situaciones, lo mejor es incentivar el pago regular a través de la domiciliación de facturas, las suscripciones o la aplicación de cuotas mensuales a través de una tarjeta de crédito. Analiza cuál es la mejor alternativa según el giro de tu negocio, la capacidad de pago y el grado de bancarización de tus clientes.
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