Para un emprendedor, es vital aprender a manejar de manera más eficiente los recursos del negocio. Eso incluye la maquinaria y la materia prima, el personal, el capital intelectual y, por supuesto, el dinero que ingresa en concepto de ventas, préstamos o aportes de los socios. No subestimes la importancia de adquirir esta habilidad: de ella depende el futuro de la empresa.
El dinero en efectivo es la sangre del negocio. Con él se pueden pagar insumos, servicios y sueldos. Y cuando está disponible, permite mantener una operación ordenada y planificar el crecimiento. Por eso es fundamental que, más allá de que cuentes con los servicios de un Contador, entiendas los principios básicos de la administración contable y financiera, y sepas detectar a tiempo las señales de peligro.
Por lo pronto, puedes empezar por aplicar estos 5 consejos básicos, que te ayudarán a poner orden en las cuentas y a cuidar el efectivo.
1. Haz pagos electrónicos
Manejar los gastos a través de transferencias bancarias, tarjetas de débito o crédito, o plataformas como PayPal te permitirá tener un mejor control del dinero que sale de la empresa. Además, ten en cuenta que para que muchos gastos sean deducibles (por ejemplo, los de gasolina), el Sistema de Administración Tributaria (SAT) exige que sean pagados con un plástico.
2. Limita los gastos en efectivo al mínimo
La llamada “caja chica” del negocio debe usarse solo para pagos mínimos, como comidas o taxis. Designa a uno o dos responsables en la empresa para autorizar y controlar estas erogaciones, y pídeles que emitan un recibo interno por cada operación. Además, solicita una rendición de cuentas semanal para evitar fugas de dinero o malentendidos.
3. Trabaja cerca de tu Contador
No te desentiendas de temas como el pago de impuestos, o los próximos compromisos por un deuda de la empresa. Reunirte en forma semanal con tu Contador y revisar los libros contables te permitirá tener tranquilidad sobre la marcha del negocio, y evitar sorpresas desagradables. Además, te dará información valiosa para ajustar el plan de expansión y poder aplicar una estrategia fiscal más inteligente.
4. Invierte en la mejor tecnología
Con el sistema contable más adecuado para el giro y el tamaño de tu negocio podrás manejar los gastos e ingresos de una manera mucho más productiva. Ten en cuenta que hoy existen aplicaciones y programas que permiten llevar un control y registro preciso de los movimientos de dinero. Y a partir de comprobantes como facturas, recibos de honorarios o notas de crédito.
5. Haz una previsión de los gastos de corto, mediano y largo plazo
También es muy importante que manejes un presupuesto de gastos, para siempre tener a la mano el dinero disponible. Otra ventaja de los programas que mencionamos es que, a partir de los ingresos y pagos registrados, puedes obtener una proyección de los pagos que tendrás que hacer al SAT, ya sea por concepto del Impuesto al Valor Agregado (IVA) o el Impuesto sobre la Renta (ISR).
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