Hoy, son cada vez más las pequeñas y medianas empresas que aceptan pagos electrónicos, ya sea a través de tarjetas de débito o crédito, transferencias bancarias o sistemas por Internet como PayPal; sin embargo, es una realidad que todavía son muchos los negocios que manejan una gran cantidad de dinero en efectivo, sobre todo cuando se trata de locales comerciales a la calle. Las tiendas de abarrotes y las estéticas son el mejor ejemplo.
Tener dinero a la vista puede significar una ventaja para cubrir las necesidades de la operación diaria, pero también un peligro para la estabilidad de la empresa. Para tomar las mejores decisiones, necesitamos control y disciplina, y tomar en cuenta cinco reglas básicas.
1. Utiliza un sistema de control
Si vas a manejar efectivo en el negocio, es importante monitorear lo que ingresa cada día y cuánto se gastó de ese dinero. ¿Qué necesitas? Una simple plantilla de Excel puede ser suficiente, pero también puedes recurrir a aplicaciones integrales de contabilidad, que te permitirán tener un panorama más claro de la operación.
2. No te olvides de los vouchers
Cada salida de efectivo debe quedar registrada en un recibo, firmado por la persona que recibió el dinero. Esto aplica para cualquier monto, desde $3,000 por una comida hasta los $20 de propina para el mensajero. Sé estricto con este punto o entrarás en un descontrol administrativo que será difícil de superar.
3. Establece un monto máximo de efectivo en la caja
Define cuál es la cantidad de dinero que necesita el negocio para gastos pequeños y recurrentes, como taxis o artículos de papelería. Y al final de cada día de trabajo, asegúrate de reponer lo que se gastó y mantener esa cifra constante, para poder afrontar esos pagos y tener un mejor control de la caja.
4. Ve al banco
Cuando el efectivo empieza a acumularse, el negocio entra en una zona de peligro. Puede haber descontrol en la operación, fugas de dinero, y además te meterás en problemas con Hacienda. Deposita el excedente en la cuenta bancaria de la empresa cada semana o cada mes, de acuerdo al volumen de operaciones.
5. Establece medidas de seguridad
Para evitar asaltos (pero también desvíos por parte de empleados deshonestos), es imprescindible el uso de una caja fuerte a la que sólo tengan acceso el dueño del negocio y dos personas más de su máxima confianza. Analiza también la opción de instalar cámaras de seguridad y alarmas que estén conectadas con la policía de tu comunidad, para alertar inmediatamente sobre algún peligro o amenaza.
Evita al máximo un mal manejo del efectivo y verás que tendrás estabilidad para el crecimiento de tu negocio.
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