Tener la Contabilidad al día y cumplir con las nuevas disposiciones de la autoridad fiscal ya no es opcional. Hoy, gracias a la tecnología, es mucho más fácil para el Estado, e incluso para nuestros clientes, controlar si emitimos una factura a tiempo, o si hicimos nuestras declaraciones de impuestos. Y son los pequeños errores los que pueden terminar con el negocio más próspero.
¿Qué tenemos que tener en cuenta entonces para sacar a nuestra empresa de la zona de peligro? ¿Cuáles son las luces rojas que debemos evitar en el manejo de la contabilidad de la empresa? Estas son las recomendaciones de los expertos.
1. Desentenderte de la contabilidad
Está bien que contrates a un despacho externo para registrar las operaciones de la empresa, calcular los impuestos y hacer las declaraciones mensuales y anuales. Pero lo que no puedes hacer es dejar de controlar qué pagos se están haciendo, si los impuestos están correctamente calculados, o si hay estrategias fiscales que tu contador está descuidando.
2. Ignorar los cambios dispuestos por el SAT
En la búsqueda de una mayor fiscalización y el combate a la evasión, el Servicio de Administración Tributaria ha aumentado el número de requisitos para emitir facturas, comprobar operaciones y llevar la Contabilidad Electrónica. Suscríbete a algún boletín semanal sobre temas contables y fiscales, asiste a charlas de expertos, y reúnete regularmente con tu Contador para no caer en la desinformación.
3. No incorporar con tiempo nuevas plataformas tecnológicas
Para emitir sin errores un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en la versión 3.3, o un nuevo recibo de nómina, no sólo necesitas saber qué información debes incluir, sino contar con sistemas que te permitan timbrar los documentos sin errores. La transición a una nueva plataforma no es algo que tú o tu personal administrativo podrán resolver en pocos días, así que hazlo con tiempo.
4. No facturar
¿Este punto te parece una obviedad? Te sorprendería saber la cantidad de negocios que terminan clausurados por la denuncia de un cliente, una queja en redes sociales o por una visita sorpresiva del SAT. Evita este atajo y cumple con la obligación de generar comprobantes cada vez que realices una venta y entre dinero en la cuenta bancaria corporativa.
5. No tener en orden la contabilidad del negocio de los últimos 10 años
Si la autoridad fiscal detecta alguna irregularidad o simplemente tiene dudas sobre la información proporcionada en las declaraciones de la empresa, puedes entrar en un proceso de auditoría. Para comprobar que tu operación está en orden, necesitas tener a la mano toda la información de la última década. Y para ello es imprescindible contar con un sistema eficiente de contabilidad integral, que automatice el registro contable y permita obtener reportes contables y financieros en pocos minutos.
6. No hacer auditorías propias
A medida que el negocio crece, también lo hace la cantidad de información que se genera. Y entonces se vuelve más difícil para el fundador llevar un control de los ingresos, gastos, ganancias y cargas fiscales. Para evitar sorpresas desagradables, y por más confianza que tengas en tu Contador o empleados administrativos, es conveniente realizar un proceso de auditoría al menos una vez al año, que esté a cargo de un despacho independiente.
¿De estas medidas, ya has implementado alguna en tu negocio? Cuéntanos cómo te ha ido.
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