Cómo controlar la asistencia y el manejo de la nómina en Home Office

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Con la aparición del Covid-19, la creciente tendencia del Home Office ganó fuerza en todo el mundo. Y México no fue la excepción. Para muchas empresas y trabajadores, sobre todo en el área de servicios, el fenómeno significó una oportunidad para ser más productivos y bajar los costos de operación. Pero también dejó en claro el trabajo que queda por delante en materia de infraestructura y regulación.

Antes de continuar, dejemos en claro cuál es la definición de teletrabajo según la Organización Internacional del Trabajo (OIT).

“El teletrabajo es la forma de organizar y realizar el trabajo a distancia mediante la utilización de las Tecnologías de Información y la Comunicación (TIC) en el domicilio del trabajador, o en lugares o establecimientos ajenos al empleador.”

¿Qué dice la ley?

En cuanto al marco legal, ten en cuenta que en enero pasado entraron en vigor las reformas al artículo 311 de la Ley Federal del Trabajo, en materia de teletrabajo o home office. Y así quedaron establecidas las obligaciones que empleadores y trabajadores deben cumplir para aquellas relaciones laborales que se desarrollen en más del 40% del tiempo en el domicilio del empleado, o en otro lugar que sea notificado.

Las nuevas condiciones de trabajo deben quedar establecidas en un convenio por escrito, y que tiene un principio de reversibilidad. Es decir, pasada la pandemia, las partes pueden establecer que el convenio ya no es conveniente y se puede regresar a la modalidad presencial.

Entre las nuevas obligaciones, las empresas deberán proporcionar, instalar y encargarse del mantenimiento de los equipos necesarios para el teletrabajo (como computadoras, impresoras y sillas ergonómicas); asumir costos derivados como los servicios de telefonía, Internet y electricidad; e implementar nuevos mecanismos para asegurar la seguridad de la información.

Del lado de los trabajadores, deberán cuidar los equipos, materiales y útiles proporcionados por el empleados; informar de manera oportuna sobre los costos para el uso de los servicios de telecomunicaciones o electricidad; y atender las políticas y mecanismos de protección de datos y confidencialidad.

¿Qué hacer con el control de asistencia del personal?

Uno de los puntos más importantes de las nuevas políticas de Home Office es el establecimiento de los horarios en los que los empleados deben estar disponibles “para actividades conjuntas por medios de telecomunicación”. En otras palabras, a través de la computadora, la tablet o el celular.

El tema es cómo aplicar el control de asistencia, imprescindible para el cálculo de la nómina, cuando los empleados ya no pasan por las instalaciones de la empresa y se registran con un reloj checador.

Como en tantos procesos de un negocio, la tecnología tiene la respuesta. Y hoy las empresas tienen muchas opciones, no importa cuál sea tu tamaño. La alternativa más sencilla es hacer una llamada telefónica al domicilio del empleado o utilizar una plataforma de comunicación por chats, llamadas o video, como Skype.

Pero lo mejor, sobre todo si tienes más de 10 colaboradores, es automatizar este proceso a través de una aplicación para el control móvil de tu personal como NOI Asistente, con el que puedas registrar la ubicación y llevar un registro de la asistencia de tu colaborador desde su dispositivo móvil. Pregunta por dos funciones: los horarios personalizados (muchos empleados tienen hijos en edad escolar y pueden completar su jornada laboral por la noche) y el acceso más eficiente a la información a través de filtros como nombre el empleado, usuario o departamento.

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