¿Qué es la conciliación de cuentas y cómo aplicarla a tu negocio?

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La conciliación de cuentas es una práctica contable muy importante en el manejo de un negocio, ya que permite asegurar la precisión de los saldos y la salud del flujo de efectivo. Además, ofrece a los directivos y accionistas datos útiles para conocer el desempeño de la empresa, hacer pronósticos y ajustar la estrategia de crecimiento.

Considera que en una compañía —sin importar su tamaño— las transacciones quedan registradas en recibos, facturas, cheques u otras formas de cobros y pagos. Por lo que al final de determinado periodo esos registros contables deben de coincidir con el dinero que está en la empresa, en sus cuentas por cobrar o por pagar, así como en sus cuentas bancarias.

Cuando los números no “cuadran”, entonces, hay que revisar las diferentes partidas contables: cuentas por pagar, cuentas por cobrar y cuentas de tesorería; a fin de poder detectar errores y partidas pendientes de contabilizar y para garantizar la integridad de las cuentas.

Algunos errores comunes incluyen depósitos de dinero en el banco que no se incluyeron en la contabilidad o que fueron registradas en otro periodo; salidas de dinero de la caja chica que no fueron respaldadas por un recibo; o registros duplicados durante un cobro, así como cobros no identificados con su respectiva cuenta por cobrar. Detectar estas pequeñas discrepancias es fundamental para proteger al negocio del robo hormiga u otros fraudes, y así mejorar la disposición de efectivo y liquidez.

Anteriormente, esta conciliación de cuentas se hacía de forma manual en un libro contable y luego en hojas de cálculo de Excel. Ahora, podemos apoyarnos en sistemas de contabilidad que automatizan el registro de la información y que efectúan los cálculos en pocos segundos, volviendo este proceso más rápido y eficiente.

Dentro de la conciliación de las cuentas, la que se realiza con mayor frecuencia es la conciliación de las cuentas bancarias. Pero hay otras. Veamos de qué se trata.

Tipos de conciliación

  • La conciliación bancaria. Consiste en verificar que el saldo de las cuentas bancarias de la empresa coincide con el que se registró en la contabilidad y verificar a qué corresponden tanto los depósitos recibidos como las salidas, pagos o retiro de dichas cuentas. Es un proceso interno y rutinario en el cual, en caso de inconsistencias, hay que revisar los estados de cuenta de las entidades financieras y sus movimientos registrados internamente.
  • La conciliación de proveedores. En este proceso hay que revisar las cuentas por pagar; por ejemplo, por la compra de mercancía, papelería, productos de limpieza o servicios. Se cruzan los datos sobre el saldo adeudado —proporcionado por cada proveedor— con las facturas y los pagos registrados en la contabilidad.
  • La conciliación del cliente. Busca eliminar discrepancias entre las facturas y los pagos efectivamente realizados por los clientes durante un periodo determinado.

Diferencias que se pueden producir en las conciliaciones

En las conciliaciones podemos encontrarnos con dos tipos de “descuadres”:

  • Temporales. Se producen cuando hay registros con fechas diferentes a las reales.
  • Permanentes. Su causa está en los errores, omisiones o duplicidades en los registros internos de la empresa y en los del banco, los proveedores y los clientes; o bien, cuando hay partidas de dinero del que se desconoce cómo contabilizarlo. Hasta que se pueden hacer coincidir los registros es posible incluir temporalmente en la cuenta las “partidas pendientes de aplicación”.

Frecuencia de las conciliaciones

La frecuencia de las conciliaciones depende de la naturaleza de cada negocio y del tipo de conciliación que se tenga que realizar. En general, los contadores recomiendan conciliar las cuentas bancarias, las cuentas por cobrar (conciliaciones de clientes) y las cuentas por pagar (conciliaciones de proveedores) una vez al mes, como mínimo. Así, las inconsistencias podrán ser detectadas y corregidas a tiempo.

En el caso de empresas que tengan un ritmo de crecimiento acelerado, y que manejen grandes cantidades de dinero en efectivo, es mejor que hagan conciliaciones semanales. Y que, de paso, revisen la salud del flujo de efectivo para asegurar el cumplimiento de obligaciones como el pago de impuestos, de préstamos y de la nómina. Así podrán asegurar la tranquilidad tanto de los socios como de los empleados.

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