Las reuniones son unas de las rutinas de trabajo que menos entusiasmo despiertan entre los empleados. En general, significan una pérdida de dos activos valiosos para cualquier persona: tiempo y energía. Y para las empresas, el impacto es económico. ¿Te has preguntado cuánto dinero en salarios se malgastan en horas y horas de juntas que no arrojan ningún resultado?
Se calcula que en promedio perdemos 31 horas al mes en reuniones improductivas, pero está claro que para trabajar en equipo no podemos prescindir de las juntas. ¿Cómo hacerlas entonces más efectivas? Te compartimos cinco reglas que te permitirán no sólo ganar tiempo, también avanzar en los proyectos de tu negocio.
1. Define el objetivo de la junta.
En un empresa siempre hay muchos temas por resolver, pero una reunión de trabajo debe resolver sólo uno. Así que enfocarse es el primer paso para evitar reuniones interminables. Arma una agenda básica de los temas a tratar y compártela con los participantes con anticipación.
2. Respeta el horario programado.
¿Por qué quienes son puntuales se ven en general obligados a esperar a quienes llegan tarde? Cierra la puerta de la sala de juntas e inicia la reunión a tiempo. Esta regla aplica también para la duración del encuentro: para mantener la atención e interés, los especialistas recomiendan no superar los 45 minutos.
3. Arma una la lista de invitados pequeña.
En una junta efectiva pueden participar de cinco a siete personas. Cuando el grupo es más grande, la interacción y el intercambio de ideas se vuelven más complicados.
4. Las laptops y los celulares, afuera.
Los participantes en una junta están ahí para proponer nuevas ideas o para resolver un problema. No para contestar e-mails, seguir trabajando en un proyecto o echarle un ojo a las redes sociales. Es la regla más difícil de aplicar, pero imprescindible para que todos aporten algo.
5. ¡No te olvides de la minuta!
Es imprescindible tener un registro de lo acordado en la reunión, y con el mayor detalle posible – próximos proyectos, quién estará a cargo, y cuál será la fecha de entrega. El documento debe ser entregado a los participantes el mismo día, para evitar demoras y excusas posteriores.
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