La contingencia que representa el Coronavirus amenaza la salud, también la economía y la supervivencia de los negocios pequeños y medianos. Y para los emprendedores, no queda otra opción que tomar las decisiones adecuadas a tiempo.
Si estamos al frente de una empresa, necesitamos asumir nuestra posición de liderazgo, construir redes de apoyo y, sobre todo, evitar caer en el pánico. Y para ello, y como en toda situación de emergencia, es imprescindible contar con la información adecuada.
Por eso hoy queremos compartirte cuáles son las primeras seis medidas que debes tomar en tu negocio para hacer frente a la crisis por el Coronavirus. Con ellas, no solo estarás protegiendo a tu empresa y a tus empleados, sino aprovechando esta situación como una oportunidad para fortalecer procesos y las bases de la compañía.
#1 Haz un diagnóstico de la situación
El primer paso es determinar si hay focos rojos entre el personal. ¿Algún empleado reportó alguno de los síntomas de la enfermedad? ¿O quizá alguno de sus familiares o amigos? ¿Con qué otros colaboradores, proveedores y clientes tuvo contacto en las últimas semanas? ¿Alguna persona acaba de regresar de China, Italia o alguno de los otros países que entraron en la fase cuatro o de transmisión sostenida? Solo si cuentas con esta información podrás tomar las medidas adecuadas y a tiempo.
#2 Lleva tranquilidad a tus empleados
Mientras defines cuáles van a ser los próximos pasos, comunícate con tus colaboradores y avísales que se está trabajando en un plan de contingencia junto al responsable de Recursos Humanos. Evita reunirlos a todos en un solo lugar y envíales un email, con el objetivo principal de contenerlos y asegurarles que no están solos. Aprovecha además para compartir información verificada (es decir, de fuentes oficiales) sobre qué es el Coronavirus, quiénes son las personas más vulnerables a la enfermedad, cuáles son las medidas más efectivas para evitar los contagios (tanto en casa como en la oficina), y qué procede en caso de un eventual contagio.
#3 Refuerza las rutinas de limpieza y desinfección de las instalaciones
Trabaja con el personal a cargo (o con la empresa con la que tienes tercerizado ese servicio) en un plan de contingencia para no solo mantener las oficinas limpias, sino también para desinfectar todo los espacios que podrían resultar un foco de transmisión del virus. Por ejemplo, los lectores de huellas digitales en la entrada, las sillas de la recepción, los barandales de las escaleras, las mesas de las salas de juntas y las del comedor. Verifica que siempre haya jabón en los baños, y reparte dispensadores de alcohol en gel en todas las áreas comunes.
#4 Analiza si el home office es una alternativa viable para tu negocio
Pedir a los empleados que trabajen desde casa es una medida muy recomendable para desacelerar el avance de la pandemia. Pero al final, su viabilidad va a depender del giro de tu empresa. Por ejemplo, si tu compañía presta servicios, va a ser más fácil de aplicar que si tienes una tienda física o una empresa de mensajería. Reúnete con los directores de todas las áreas y analiza dónde podría funcionar esta opción sin afectar la operación diaria. Por ejemplo, en el área de marketing o de finanzas no debería haber mayor problema. Pero sí en producción, logística o atención al cliente.
#5 Define nuevos procesos de trabajo
Si ya decidiste aplicar el home office en algunas áreas, se deben definir procesos claros para que los jefes se mantengan en contacto con sus equipos durante toda la jornada laboral, se cumpla con el trabajo programado y no haya una baja en la productividad (y por lo tanto, en los ingresos).
Lo más recomendable es usar plataformas de trabajo colaborativo, en la que se puedan compartir documentos entre varias personas, dar seguimiento a los avances, hacer comentarios y hasta realizar reuniones virtuales. Entre otras apps recomendadas, están Trello, Slack y Monday.
#6 Invierte en herramientas de comunicación y productividad
Por último, aprovecha la contingencia para revisar la eficiencia de todos los procesos de la empresa y qué tan productivos son los empleados. Algunas de las áreas críticas a analizar son administración, producción, ventas, finanzas y contabilidad, y recursos humanos. Cuando ya tengas un panorama claro, define qué nuevas herramientas tecnológicas necesitas.
Por ejemplo, si hay muchas quejas entre los clientes por la demora en la entrega de facturas electrónicas, quizá llegó la hora de invertir en un nuevo sistema de facturación. O quizá el personal de marketing necesite más información acerca de los clientes más grandes, por lo que en este caso lo mejor sería adquirir una nueva plataforma de administración empresarial.
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