¿Quieres hacer más en menos tiempo? Aplica el método GTD

Mejorar nuestra productividad no es una tarea sencilla. Significa un cambio profundo en la forma en la que nos relacionamos con los demás, pero sobre todo con nosotros mismos. Exige foco, práctica y disciplina. Y sobre todo, usar alguna metodología que realmente pueda ayudarnos.

Mucho se ha escrito sobre este tema, y la realidad es que hay demasiadas propuestas que no funcionan, o que al menos no tendrán un impacto importante en nuestros hábitos. Pero hay una que, a pesar de haber sido creada en los años ochenta, todavía se mantiene muy vigente: se trata de “Getting Things Done” (GTD), de David Allen.

Traducida al español como “resolviendo las cosas” o “haciendo que las cosas sucedan”, esta metodología gira alrededor de una idea principal: que consume más energía pensar en que tenemos que hacer algo que resolverlo de una vez. Por eso, y para eliminar esos frentes abiertos en nuestra mente, propone el uso de listas de tareas o proyectos.

Algo que parece tan obvio y sencillo termina eliminando de nuestra cabeza todas esas alertas inconscientes, que nos agobian, nos angustian y nos desenfocan. Por ejemplo, “necesito registrar mi marca”, o “aún no he enviado esa propuesta comercial que me pidieron hace una semana”. Con el apoyo de un sistema de organización, no solo podemos volvernos más eficientes, sino también ganar paz mental.

El GTD paso a paso

Para aplicar correctamente el GDT, necesitamos ejecutar una serie de acciones:

Registrar todos los frentes abiertos que tenemos en un sistema externo. Por ejemplo, en papel, en una aplicación de listas (como Evernote o Wunderlist), o en un gestor de proyectos, como Asana o Trello.
Definir los pasos que debemos tomar para avanzar en cada uno de los frentes abiertos que tenemos (por ejemplo, definir el presupuesto del próximo año). Algunas de estas tareas pueden ser regulares, otras solo necesarias para determinado proyecto.
Usar un calendario, para dar una fecha concreta a cada acción.
Resolver en forma inmediata y sin necesidad de registro las tareas que demandan menos de dos minutos.
Revisar los avances concretos del sistema que hemos desarrollado.

Luego llega el momento de armar las listas que harán que el método realmente marque un antes y un después en nuestra productividad. De nuevo, ten en cuenta que lo importante es que esta información tenga un soporte externo, es decir, que esté fuera de nuestra cabeza.

Las listas que vas a necesitar armar son las siguientes:

1. Bandeja de entrada

Aquí vas a registrar todas las tareas que necesitas resolver: desde hacer un trámite administrativo hasta leer un artículo que te recomendó un colega. No importa la importancia o tamaño del pendiente, registra todo. Luego llegará el momento de priorizar, postergar e incluso descartar algún frente.

2. Próximas acciones

Es una lista de tareas individuales o que forman parte de un proyecto, es decir, que deben realizarse a continuación de otra. Deben tener una fecha concreta de realización, que debe ser incluida en la agenda de papel o la aplicación que estemos utilizando. Aquí no hay reglas, así que opta por el formato que mejor se acomode a tu estilo de trabajo y gustos personales.

3. Lista de espera

Aquí debemos incluir todas las tareas que delegamos en otras personas. Por ejemplo, el envío de impuestos del mes del Contador, o una presentación de ventas que encargamos al director del área. Delegar es imprescindible para poder aumentar nuestro productividad, pero no significa olvidarse de un pendiente. Por el contrario, necesitas incluir en esta carpeta quién es la persona a cargo, la fecha estimada de entrega y si hubo alguna demora o inconveniente.

4. Lista de proyectos

Este es el lugar donde vamos a registrar las tareas ya completadas de la lista de “Próximas acciones”. Si las eliminas, no vas a poder llevar un registro del avance de los proyectos más importantes (es decir, que demanden más pasos, tiempo y personas involucradas). En cambio, con esta carpeta vas a poder medir tus avances reales y motivarte con los resultados obtenidos.

5. Lista de “algún día”

Por último, vas a usar esta carpeta para registrar ideas, proyectos o tareas útiles o incluso importantes para el crecimiento del negocio, pero que no requieran de una resolución inmediata, o no estén en el momento adecuado para llevarlas a cabo. Por ejemplo, comprar un libro útil para nuestra formación como líderes, o adquirir un nuevo equipo de cómputo para el que todavía no tenemos presupuesto.

Como habrás podido comprobar con este artículo, el método GDT es muy sencillo, pero incorporarlo a tus hábitos puede ser algo complicado al inicio. Para arrancar, tómate dos días para registrar en la bandeja de entrada todo lo que tienes por resolver, y luego empieza a organizar esas tareas en cada carpeta. Después, dedica media hora al inicio y al final de tu jornada de trabajo para revisar cada carpeta. ¡Te sorprenderás de tus avances!

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