Mientras se preparan para retomar sus actividades normales, son muchas las empresas que han tomado una decisión importante: incorporar la modalidad del trabajo remoto de manera definitiva. Algunas –especialmente las que prestan servicios– lo harán en todas las áreas. Otras, en departamentos administrativos, como Contabilidad o Recursos Humanos.
Aunque es un cambio que muchos empleados celebran, la transición puede ser complicada y traer nuevos problemas de productividad a la organización. Y para ayudarte, preparemos este checklist con 10 medidas clave que deberías tener en cuenta.
☐ 1. Visión
Revisa el organigrama de la compañía y determina con objetividad qué tareas pueden realizarse desde casa y cuáles no.
☐ 2. Funciones críticas
Define junto a los directores de la empresa y el responsable de Recursos Humanos qué funciones son críticas para que el negocio siga operando con normalidad (por ejemplo, las comunicaciones a través de e-mail o una plataforma de trabajo colaborativo).
☐ 3.Revisa tus números
Haz un presupuesto de la inversión inicial necesaria para la incorporación definitiva del home office. Esto incluye computadoras de escritorio o laptops en la casa de los empleados, celulares, conexión a Internet de alta velocidad y plataformas de administración empresarial con acceso remoto.
☐ 4. Comunicación
Elige la plataforma de comunicación y trabajo colaborativo ideal para la operación y el tamaño de tu negocio. Puedes empezar con Zoom o Google Hangouts, pero con el tiempo vas a necesitar una opción más robusta y que integre en un solo lugar el manejo de archivos y la mensajería, como Trello, Asana o Slack.
☐ 5. Procesos
Redefine los procesos de no solo de las áreas en las que se va a implementar el trabajo a distancia, sino también las de aquellas que dependen de sus avances y resultados.
☐ 6. Protocolos
Establece nuevos protocolos de conducta y seguridad para los empleados que trabajen desde casa, incluyendo asistencia, horarios de trabajo, disponibilidad, uso apropiado de los equipos, confidencialidad y respeto por las medidas de seguridad.
☐ 7. Capacitación
Desarrolla de manera interna o contrata un programa de entrenamiento para empleados “en casa”, que no solo incluya nuevas habilidades como el uso de herramientas de trabajo colaborativo, sino también de disciplina, auto-gestión, manejo del tiempo y motivación.
☐ 8. Ciberseguridad
Aplica un programa regular de seguridad informática, para asegurarte de que todos los empleados cuentan con la última versión del sistema operativo, de todos los softwares de seguridad y de todas las aplicaciones.
☐ 9. Monitoreo
Comunícate diariamente con tus empleados y especialmente con los directores de las áreas involucradas en el home office, para confirmar que están trabajando bien y que no hay problemas graves por resolver.
☐ 10. Liderazgo
Como dueño del negocio, trabaja en tus propias habilidades de liderazgo para evitar caer en el exceso de control, el micro-management y todas aquellas prácticas que puedan provocar inseguridad y ansiedad entre tus empleados.
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