Cuando eres tu propio jefe, una de los principales retos que tienes que enfrentar es hacer varias tareas a la vez. De repente en una sola mañana tienes que enviar esa cotización que prometiste hace una semana, pagar los impuestos y entrevistar al nuevo becario. Si no cuentas con un sistema de trabajo, el proceso puede convertirse en una auténtica pesadilla.

Ser ordenado o disciplinado no basta, para trabajar de manera efectiva es necesario automatizar procesos, establecer cuáles serán los pasos y tiempos para ejecutar los proyectos más importantes. Si no lo haces, perderás tiempo, dinero, entusiasmo, y terminarás el 2018 con tu negocio estancado.

¿Pero en qué consiste un sistema de trabajo? Es un conjunto ordenado de procedimientos para realizar una tarea. No suena como algo muy divertido, pero es el mejor antídoto contra el trabajo de mala calidad, los clientes insatisfechos y el estrés; tiene un beneficio adicional muy importante: te ayudará a delegar las tareas no estratégicas.

Por dónde empezar

Lo primero que tienes que hacer para desarrollar tu propio sistema de trabajo es documentar los procesos actuales de tu negocio. Piensa en los cinco más importantes: producción, administración, finanzas, marketing y ventas.

Tomemos como ejemplo el proceso de ventas. Analízalo como si se tratara de una lista de instrucciones que estás dando a un nuevo empleado, ten en cuenta los siguientes puntos:

1. Define los pasos del proceso

Por ejemplo, contactar a cinco nuevos clientes por semana vía e-mail, enviar una presentación a los que contestaron, agendar una cita, enviar una propuesta final, pedir la autorización del Director de ventas para la firma del contrato, cerrar la venta y generar la factura, dar seguimiento al cobro.

2. Especifica el resultado esperado

Ningún proceso es útil si no tiene un impacto directo en el desempeño de la empresa. Podría estar definido por el incremento en la base de datos, el número de clientes captados por el vendedor o el monto total de ventas generadas por mes, trimestre o año.

3. Adjunta los recursos necesarios

En este caso: listas de contactos, presentaciones desarrolladas por el área de marketing, accesos a aplicaciones y sistemas, contraseñas, plantillas prediseñadas, etcétera.   

Una vez definidos los procesos permanentes del negocio, puedes utilizar esta misma metodología para trabajar en los proyectos más importantes para este año. Por ejemplo, si tienes un estudio de arquitectura, tendrás que definir el paso a paso y las fechas de entrega de las nuevas construcciones o remodelaciones.

Para documentar tu sistema de trabajo y darle seguimiento, lo más recomendable es que te apoyes en alguna aplicación. Una de las más populares es Trello, una de las más flexibles, intuitivas y fáciles de usar. Funciona como una lista de tareas, en la que cada columna es una fase del proyecto: a medida que cumples una tarea, puedes ir moviéndola de columna hasta llegar al resultado final.

Esta aplicación es ideal para representar flujos de trabajo, tener una visión global del proyecto y cumplir con los tiempos de entrega. Pero existen otras opciones gratuitas, como Evernote o Asana. Investiga sus funciones, pruébalas y elige la mejor plataforma para ti. Aprovecha el inicio del año para establecer las bases de la productividad de tu compañía.

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