El e-mail es hoy la forma más común y efectiva de comunicación entre las personas y los negocios. Según cálculos de la consultora The Radicati Group, en 2015 se enviaron 205,000 millones de correos electrónicos por día en todo el mundo y la cifra sigue en aumento.
Un e-mail nos permite contactar a un potencial cliente, proveedor o socio en cualquier momento y desde cualquier lugar, pero ante la enorme cantidad de información que recibimos, es importante que sigamos algunas reglas para escribir mensajes efectivos, que tengan una mayor posibilidad de ser abiertos y de provocar esa respuesta que buscamos. Te las compartimos.
1. Usa una dirección de e-mail profesional
Si quieres dar una buena impresión de entrada, usar una cuenta genérica de Hotmail o Yahoo! no es una buena idea. Además, habrá más posibilidades de que tu mensaje termine en la carpeta de spam, correos no deseados o promociones. Lo más recomendable es que abras una cuenta asociada al dominio de tu negocio, a través de servicios integrales como GSuite de Google o Microsoft Exchange. No olvides además configurar tu firma con tu nombre, número de teléfono, e-mail, el logo y página web de tu compañía.
2. Escribe una buena línea de “Asunto”
Es el factor más importante para que alguien decida leer un correo, ya que funciona como un argumento de “venta”. Sin perder la elegancia, se lo más directo posible en cuanto a lo que buscas u ofreces. Para redactarlo no pienses sólo en tu interés o problema a resolver, sino también en el de tu interlocutor. “¿Sabes cuánto cuesta perder a un cliente? Presentación Multitarget” funcionará mucho mejor que “Presentación de capacitación en servicio al cliente de la empresa Multitarget”.
3. Sé breve
La recomendación es que los correos electrónicos, sobre todo los de presentación, no pasen de dos o tres párrafos cortos. Todos tenemos poco tiempo y nuestra capacidad de atención en el trabajo está permanentemente amenazada por llamadas telefónicas, consultas de los miembros de nuestro equipo o la urgencia por resolver un problema. Así que trabaja en la claridad de tus mensajes: dedica cada párrafo a una sola idea, evita las oraciones de más de dos líneas y usa bullet points para facilitar y agilizar la lectura.
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