El capital de trabajo es uno de los indicadores más claros de la salud financiera de un negocio, y una de las herramientas más efectivas para aumentar el flujo de efectivo y mejorar la rentabilidad.
Por eso es tan importante, y sobre todo en estos momentos de dificultad económica, trabajar en un plan de capital de trabajo. Sin embargo, son muchos los dueños de pequeñas y medianas empresas (Pymes) que ignoran esta tarea, en general porque no trabajan con un buen Contador que los mantenga al tanto de alguna señal de alarma, o simplemente porque no entienden de qué se trata este concepto.
Así que hoy queremos volver al tema financiero y explicarte cómo desarrollar un plan efectivo de capital de trabajo. Pero antes, recordemos de qué estamos hablando.
Qué es el capital de trabajo
El capital de trabajo es el monto de recursos con los que cuenta una empresa para poder mantener su operación y vender. Para calcularlo, hay que tener en cuenta el efectivo disponible en las cuentas bancarias y en la oficina, las facturas por cobrar, el inventario o todo aquello que pueda convertirse en dinero dentro del plazo de un año. Y restarle las obligaciones del mismo período, como la renta, los recibos de la luz o el agua, los salarios de los empleados, las facturas de los proveedores y las obligaciones financieras (como el pago de un crédito).
¿Para qué sirve un plan de capital de trabajo? Como explican los expertos, para encontrar oportunidades que nos permitan incrementar esos activos disponibles en el corto plazo, y entonces invertirlos en más mercadería, en un sitio de ecommerce, o en una campaña de publicidad. O simplemente para proteger el negocio ante imprevistos. Detectar esas oportunidades significa, por supuesto, aumentar los recursos o disminuir los egresos.
Planificar y tener siempre información confiable a la mano permite además actuar a tiempo, o incluso con anticipación, en el caso de que no contemos con el capital necesario para cubrir los gastos. Por ejemplo, pidiendo un crédito bancario o una inyección de capital a los socios del negocio. También ayuda al fundador a trabajar en la expansión con mayor tranquilidad, mantener una buena relación con los proveedores y los bancos, construir un buen historial credicitio corporativo, no sufrir demoras en la producción y, al final, tener clientes satisfechos.
Las ventajas de desarrollar un plan de capital de trabajo para las finanzas y el crecimiento del negocio son innegables. Así que, con este panorama claro, vamos a ver ahora cuáles son las mejores estrategias para mejorarlo.
#1. Acelera el ciclo de cobro de las facturas
Si manejas plazos de más de 30 días para que tus clientes paguen las facturas, tendrás más posibilidades de tener problemas con el flujo de efectivo (e incluso, de que esos clientes no cumplan con sus obligaciones). Así que el primer paso de un plan de capital de trabajo es definir políticas claras de pago; procesos para elaborar y enviar rápidamente los comprobantes fiscales digitales por Internet o CFDIs, y para dar seguimiento a los pagos; y analizar opciones de descuentos especiales por pronto pago.
#2. Reduce el monto de las cuentas por pagar
El segundo paso es considerar todas las alternativas posibles para disminuir las obligaciones de corto plazo, por supuesto sin afectar la capacidad de producción de la empresa. Por ejemplo, los próximos pagos a los proveedores de materia prima y a los prestadores de servicios (a veces, simplemente llamarlos es suficiente para obtener una reducción en las tarifas); las condiciones de pago y las tasas de interés de las tarjetas de crédito; o el monto de la renta de un local comercial.
#3. Mejora el perfil de las deudas
Con la caída de las ventas, son muchas las Pymes y personas físicas que están enfrentando problemas para cumplir con las cuotas de un préstamo. Si ese es tu caso, es mejor tomar cartas en el asunto, explicar claramente cuál es tu situación financiera al banco o institución con la que trabajas, y refinanciar la deuda en mejores términos. Por supuesto, si has cumplido a tiempo con las cuotas y los ingresos del negocio han aumentado en los últimos años, será más fácil lograrlo.
#4. Elimina el exceso de inventario
En estos momentos es más necesario que nunca contar con un stock “delgado”, ya que solo podemos convertirlo en dinero en el momento de la venta de un producto. Así que reúnete con tu equipo y haz un análisis de qué tan sano es el manejo del inventario en la empresa; cuál es el tiempo que cada línea de productos tarda en entrar y salir de la bodega; qué tan grandes son las pérdidas por caducidad, daño de envases o empaques, o robo hormiga; y si es necesario lanzar ofertas o alguna promoción especial para desprenderse de mercadería que solo va a ocasionar pérdidas.
#5. Apóyate en un software de administración empresarial
El último paso de un plan eficiente de capital de trabajo es asegurarnos de que contamos con un software empresarial para acceder en tiempo real a información sobre el estado de los inventarios, las entradas y salidas de mercancía, y cómo esos movimientos están afectando los números del negocio. Porque como ya te habrás dado cuenta, uno de los problemas más frecuentes entre las Pymes es que siempre hay divergencias entre el inventario físico y lo que al final aparece en los registros financieros y contables.
Afortunadamente, y gracias al avance de la tecnología, hoy existen opciones muy convenientes de softwares administrativos que pueden pagarse a través de una iguala mensual, que son sumamente eficientes y fáciles de implementar, y que ya incluyen funciones como la conexión directa a tiendas físicas y en línea.
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