Aún en épocas de altos ingresos, el manejo de la nómina puede complicar la operación de las pequeñas y medianas empresas (Pymes). En momentos de incertidumbre económica, e incluso de una caída en las ventas y la rentabilidad, el reto se vuelve más grande.
Lo importante es que, como dueño del negocio, no caigas en la angustia ni en la parálisis. Y que, en conjunto con tu equipo, analices la situación con objetividad, pienses en soluciones creativas y te adelantes a cualquier escenario. ¿Cómo? A través de algunas de estas estrategias.
1. Quita grasa a la operación
Tener que despedir empleados debería ser la última opción; no sólo por el costo que eso implica, sino porque el equipo es el activo más importante que tenemos para crecer. Así que el primer paso es hacer más “delgada” la operación al eliminar todos esos gastos innecesarios que puedan impedirte cumplir con el pago de la nómina u otras obligaciones que tienes con tus colaboradores.
Reúnete con el contador o administrador de la empresa y los directores de cada área para analizar cada línea del presupuesto mensual. La pregunta más importante que deberías hacerte es: ¿este producto o servicio tiene un impacto en la generación de prospectos y en el cierre de ventas? Si la respuesta es no, elimínalo.
En caso de que no puedas suprimir un gasto, busca opciones más económicas. Por ejemplo, si tienes contratado un servicio de telefonía e Internet, habla con tu proveedor y pregúntale si puede ofrecerte un plan más conveniente. Considera también la posibilidad de trabajar con freelancers para funciones como el manejo de las redes sociales, el diseño de material promocional o la mensajería.
2. Incorpora prácticas de trabajo flexible
El segundo paso para evitar tener que hacer recortes de personal es pensar en medidas de contingencia para reducir la presión sobre el pago de la nómina y otros beneficios. Por ejemplo, eliminar temporalmente los bonos por productividad, la bonificación de la telefonía celular o, en caso de que aplique, de la membresía del gimnasio o de una cámara empresarial. Esto, en general, sólo aplica para los altos ejecutivos.
También puedes proponer a algunos empleados reducir su horas o días de trabajo, y por lo tanto su pago mensual. Siempre con la idea de volver a la normalidad en determinado tiempo.
Otras opciones incluyen mantener la modalidad de trabajo remoto, pues permite a tus colaboradores ahorrar en gastos como la gasolina, el mantenimiento del automóvil o el transporte público. Y a tu empresa, reducir el monto de las facturas de la energía eléctrica, el proveedor del servicio de limpieza o el del mantenimiento de los equipos.
3. Elimina el estrés con la tecnología
La fluctuación en los ingresos y las nuevas prácticas de trabajo flexible pueden estresar al área de contabilidad y finanzas, que es la encargada del cálculo y el manejo de la nómina. Piensa solamente en las complicaciones que puede ocasionar el registro de la asistencia y productividad de los empleados que ahora están haciendo home office.
Apoya a tu equipo con la tecnología que necesita para realizar un cálculo exacto de las percepciones y deducciones de los trabajadores, de acuerdo con las disposiciones fiscales y laborales vigentes, pero también con los últimos acuerdos laborales realizados en la empresa. Para ello, invierte en un sistema de nómina eficiente que te permita controlar a tu personal a través de dispositivos móviles, mientras trabajan desde su casa o en ruta. Ten en cuenta que ahora hay proveedores que ofrecen el uso de este tipo de plataformas de administración por un pago mensual, y que la contratación incluye una prueba gratis por 30 días. ¡Busca opciones y referencias!
4. Lidera con empatía y capacidad de diálogo
Por último, no olvides que en tiempos de dificultad es vital mantener la motivación y el compromiso del equipo. Por lo que antes de comunicar o proponer cualquier medida que afecte las condiciones laborales, habla con honestidad acerca de la situación de la empresa, de los retos del mercado y cuál es el plan estratégico para los próximos meses. De lo contrario, tus colaboradores se sentirán amenazados o maltratados, y podrían buscar nuevas opciones de empleo. Eso es especialmente peligroso en el caso del mejor talento.
Otro consejo importante es que hagas que tus empleados se sientan protagonistas de los nuevos retos que la empresa tiene que enfrentar: cuéntales cuáles son las tácticas y herramientas que la compañía aplicará en los próximos meses para mejorar su propuesta de valor, para mantener a los clientes actuales y para generar nuevos prospectos. Así como el papel que puede jugar todo el equipo para alcanzar esos resultados. Cuando lleguen las buenas noticias, compártelas. Y, en lo posible, piensa en mecanismos de compensación y premios para los colaboradores más comprometidos y que hayan visto reducidos sus ingresos.
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