Todos oímos hablar de la nube y las ventajas que ofrece para mejorar la administración y la operación del negocio. Por ejemplo, el acceso a la información en todo momento y desde cualquier lugar, o el ahorro en los costos de infraestructura y mantenimiento de la tecnología. ¿Pero qué tanto sabemos de esta herramienta? ¿Entendemos, por ejemplo, la diferencia entre almacenar y gestionar archivos en la nube?
Que tengas esta información es fundamental para que puedas tomar mejores decisiones al momento de adquirir el software que tu empresa necesita para escalar. Y de alinear sus necesidades actuales con las herramientas más adecuadas que están disponibles en el mercado.
Por eso hoy vamos a contarte cuáles son las siete diferencias más importantes entre almacenar archivos y trabajar en la nube. Vamos a empezar por clarificar qué significa almacenar a través del cloud computing y qué le aporta esta función al negocio
Almacenar archivos en la nube
Almacenar en la nube significa cargar documentos y todo tipo de archivos digitales a través de una plataforma que funciona en un servidor externo. Esto significa que la información ya no está alojada solamente en los discos duros de la computadora de la empresa, y en un servidor propio.
Es el caso por ejemplo de servicios como Dropbox, WeTransfer y Google Drive, que cuentan con versiones gratuitas y premium. Entre sus principales ventajas, debemos mencionar:
- Que si tenemos que acceder a un archivo, ya no tenemos que estar necesariamente en la oficina, o debemos guardar una copia en un USB o disco duro.
- Que la compañía puede generar ahorros significativos en hardware y software.
- Que también se pueden lograr ahorros importantes en el mantenimiento técnico.
- Que la información está protegida ante problemas de conexión de las computadoras y laptops utilizadas por los empleados, o de virus y ataques cibernéticos.
- Que el espacio de almacenamiento puede crecer de manera escalonada, según las necesidades de la empresa y su ritmo de crecimiento.
Gestionar archivos en la nube
Trabajar en la nube es otra cosa. Significa, por ejemplo, editar documentos a través de una aplicación, compartirlos con otros miembros del equipo y llevar un registro de los avances de un proyecto. Para eso, se necesitan aplicaciones que no solo permitan subir archivos a la nube, sino gestionarlos de manera fácil y sobre todo segura.
Vamos a ver un ejemplo concreto y sencillo: un sistema de administración empresarial que permita, por ejemplo, facturar y manejar el stock desde la nube. Este tipo de herramientas no solo genera más orden en la operación, sino también más control y seguridad. Sobre todo cuando se trata de documentos sensibles, como el estado de resultados del negocio o un acta constitutiva.
Para que esto te quede un poco más claro, vamos a describir entonces cuáles son las siete cosas que una plataforma de gestión documental en la nube sí puede hacer, a diferencia de aquellas que solo sirven para almacenar.
- Permite establecer quiénes son los usuarios que pueden acceder a la plataforma.
- Permite definir los límites que tienen esos usuarios para acceder a los archivos, modificarlos y compartirlos.
- Permite realizar búsquedas más específicas de documentación, por ejemplo por tipos de contenidos o autor.
- Permite bloquear acciones que pueden causar conflictos en los procesos de trabajo, como hacer cambios en el archivo de otro director de área sin su autorización, o eliminar un documento.
- Permite dar seguimiento y realizar informes sobre los avances de un proyecto, o quiénes compartieron un documento y con quién. Esto es sumamente importante cuando se trata de información confidencial.
- Permite generar de manera automática copias de seguridad.
- Permite alcanzar una mayor productividad en los procesos de trabajo colaborativo y a distancia, sobre todo cuando se trata de plataformas que incluyen funciones de mensajería, como Slack.
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