10 consejos para trabajar en la nube

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Millones de emprendedores y empresarios Pyme de todo el mundo siguen descubriendo las ventajas de trabajar en la nube. Por ejemplo, cuando viajan y pueden acceder a todos los archivos que necesitan a través de un servidor virtual. O cuando trabajan en un proyecto con los miembros de un equipo que están separados por miles de kilómetros.

La nube hoy significa productividad, menores costos y seguridad. Pero para evitar problemas, como la pérdida de información sensible, y para aprovechar sus ventajas al máximo, es importante tomar algunas precauciones. En este checklist te compartimos cuáles son.

☐ 1. Pide información sobre el almacenamiento

Ya sea que contrates un servicio para generar facturas electrónicas, o para manejar la contabilidad electrónica del negocio, lo primero que tienes que hacer es cerciorarte de que tu información va a estar bien protegida. Pide detalles sobre cómo funciona la plataforma o aplicación, qué tipo de servidor se utiliza y en qué país se encuentra, qué capas de seguridad se aplican sobre los datos y si hay terceras empresas involucradas en la gestión del servicio.

☐ 2. Adquiere plataformas versátiles y dinámicas

Si tu negocio se encuentra en plena etapa de crecimiento, es importante elegir sistemas en la nube que no solo cuenten con aquellas funciones que necesitas para automatizar procesos (por ejemplo, el cálculo de la nómina o el registro de asistencias). Asegúrate de que además puedan integrarse en el futuro con otras plataformas o aplicaciones más completas, como una de administración empresarial.

☐ 3. Haz una clasificación de la información

No es necesario que todos los datos y archivos generados en la empresa estén alojados en la nube. Sí, por ejemplo, aquellos que tengan que ser utilizados por diferentes empleados, en diferentes ubicaciones y a cualquier hora del día. O aquella documentación que podría perderse en caso del despido o renuncia de un colaborador, como una base de contactos de clientes y prospectos comerciales.

☐ 4. Define protocolos de acceso

Antes de permitir el ingreso del equipo a las plataformas de almacenamiento y gestión en la nube, es fundamental establecer quiénes van a poder acceder, de qué manera y a través de qué llaves y capas de seguridad.

☐ 5. Actualiza periódicamente las contraseñas

Para evitar el contacto de personas no autorizadas con determinados datos o archivos, es fundamental hacer una correcta gestión de las claves de acceso. Cada aplicación o servicio de almacenamiento debe tener claves diferentes, de más de nueve caracteres. Y éstas deben ser cambiadas, como mínimo, tres veces al año.

☐ 6. Haz copias de seguridad

Por más confiable que sea el servicio que aloja los archivos de la empresa en la nube, no dejes de hacer regularmente copias en discos duros, o a través de otro proveedor. Esto, en caso de que por alguna razón se caiga el servicio, o se complique durante algunas horas el acceso a tu documentación.

☐ 7. Cuenta con sistemas antivirus actualizados

Aunque los archivos estén alojados en un servidor virtual, todo dispositivo con acceso a esos contenidos debe contar con la barrera de un sistema antivirus. Pero si no está actualizado, poco podrás hacer frente a la nuevas amenazas que aparecen periódicamente.

☐ 8. Capacita a tu equipo

Antes de migrar la operación de un área a la nube, o de incorporar una nueva plataforma, es fundamental que des a tus colaboradores los conocimientos y las habilidades que necesitan para aprovechar las nuevas herramientas al máximo. Y evitar problemas como la pérdida de datos, o la mala atención del cliente.

☐ 9. Cumple con la normativa de protección de datos

Para evitar cualquier tipo de sanción, infórmate sobre las normas que rigen en tu país o región, y aplícalas al momento de recopilar, gestionar, almacenar y compartir información a través de la nube.

☐ 10. Actualiza los sistemas y aplicaciones de forma periódica

La nube está evolucionando a pasos acelerados, por lo que no podemos esperar que una plataforma o servicio siga funcionando de la misma manera a lo largo del tiempo. Mantente informado a través de los especialistas acerca de cuál es el momento indicado para una actualización o reemplazo.

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