Cómo evitar el agotamiento y la confusión cuando lideramos equipos remotos

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Las empresas siguen haciendo ajustes en sus equipos de trabajo, tras 18 meses intensos. Algunas retomaron la operación prepandemia, y otras decidieron mantener a los empleados trabajando de manera remota.

Este nuevo escenario significa un gran reto para los dueños y ejecutivos de negocios que tienen que desarrollar habilidades de liderazgo para manejar equipos separados geográficamente, a veces por miles de kilómetros. Dos de las principales dificultades que enfrentan son el agotamiento y la confusión que se generan cuando algunos colaboradores pasan mucho tiempo frente a la pantalla: no hay comunicaciones uno a uno y los procesos de trabajo se complican por la mala gestión de los archivos digitales.

Entonces, ¿cuáles son las claves para liderar equipos híbridos y globales? ¿Cómo motivarlos y lograr que se mantengan alineados a los objetivos de la organización? Según los expertos en desarrollo organizacional, estas son las cinco acciones que deben tenerse en cuenta.

1. Dedica tiempo valioso a comunicarte con tus empleados

Cuando manejamos un equipo cuyos miembros ya no se ven en persona, la importancia de mantener una comunicación abierta y constante gana todavía más peso. A la distancia, la confianza y el interés mutuo en alcanzar resultados empiezan a perderse, y la gente se vuelve más apática. Las conversaciones acaloradas sobre un proyecto pueden ser reemplazadas por el silencio.

Para evitarlo, identifica primero cuáles son los colaboradores más importantes de tu equipo con los que tienes que mantener una comunicación constante. Dependiendo el tamaño de la compañía, pueden ser los directores o todos los empleados. Luego, define a través de qué canal y con qué frecuencia vas a conversar con ellos: por ejemplo, puedes alternar sesiones semanales de Zoom con un encuentro mensual en una cafetería a cielo abierto.

2. Abraza a la tecnología

Uno de los aspectos positivos de estos meses tan complicados es que muchos dueños de pequeñas y medianas empresas (Pymes) se vieron obligados a adoptar la tecnología necesaria para operar la empresa y manejar equipos vía remota. Descubriendo así todas sus ventajas.
Tomemos como ejemplo los sistemas de nómina más eficientes. Estas plataformas ya van mucho más allá de su típica función de administrar las incidencias como vacaciones y permisos, generar y enviar los recibos de nómina o generar reportes y estadísticas. Hoy a través de una app también es posible registrar la asistencia y controlar a los empleados que trabajan desde su casa o en ruta.

3. Sé equitativo

La reestructuración de los equipos y de las rutinas de los equipos híbridos puede provocar malestar cuando la distribución de la carga de trabajo y la responsabilidad no son equitativas. O cuando los empleados sienten que, al momento de agendar una reunión o distribuir recursos, siempre se privilegia a los colaboradores que ya volvieron a la oficina.

Trabaja mano a mano con el responsable de Recursos Humanos de la empresa para que las nuevas reglas de trabajo sean lo más justas posibles. Y así, todos entiendan que no se trata de una situación especial, sino de un nuevo escenario al que todos debemos adaptarnos.

4. Refuerza los procesos de trabajo

Para evitar la confusión y lograr que los proyectos fluyan, los equipos necesitan mantenerse al tanto de los últimos cambios en un documento o presentación, y a la vez notificar sus avances. Entonces, lo que antes se comunicaba en una reunión en el salón de juntas, hoy tiene que hacerse a través de plataformas de trabajo colaborativo como Slack, Asana o Monday.

Ten en cuenta que no se trata solo de incorporar estas herramientas, sino de entender cómo pueden aprovecharse al máximo y, sobre todo, de incorporarlas de manera correcta para reforzar los actuales procesos de trabajo de la empresa. Por ejemplo, es importante definir en qué horarios del día debemos permanecer conectados al WhatsApp del negocio o cuál es el límite de tiempo para contestar un email.

5. Mantente ligero

Por último, ten en cuenta que uno de los peligros de tener procesos de trabajos bien definidos es volverse demasiado rígido. El equilibro entre estructura y flexibilidad es uno de los retos más grandes que la actualidad plantea a emprendedores y empresarios. Mantente alerta a las nuevas demandas y expectativas de los empleados, como el deseo de seguir trabajando desde sus casas. Escucha sus ideas y propuestas para mejorar la productividad. Pero sé claro también en cuanto a las complicaciones del nuevo escenario y la situación actual de la empresa.

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