Para los emprendedores y empresarios, hay pocas cosas más importantes que aprender a aprovechar al máximo su tiempo. En el día a día, y a medida que el negocio crece, son tantas las tareas con las que tienen que cumplir que, al final, pueden terminar olvidando su principal función en el negocio: el manejo de la estrategia.
Si sientes que ya no puedes con todo y que te está ganando el estrés, lo primero que tienes que hacer es analizar cuáles son las funciones que puedes delegar rápidamente. Te sorprenderás al darte cuenta de todas esas cosas que no solo te están desenfocando, sino que además te están impidiendo concentrarte en las actividades que generan más valor para la empresa. ¡Toma nota!
1. Tareas administrativas
Pagar facturas, generar comprobantes de pago, llamar al servicio de limpieza o mantenimiento no deberían ser parte de tu agenda como dueño del negocio. Tu tiempo es oro, así que analiza qué persona del equipo puede encargarse de estas obligaciones, o si es necesario contratar a una asistente.
2. Pequeñas compras
Los artículos de papelería, el agua embotellada y el café, los insumos de computación… ¡Son tantas las cosas que el negocio necesita para funcionar en el día a día! Pero no puedes dedicarle tiempo a esto. Para evitar el “robo hormiga”, establece entonces un presupuesto mensual para la “caja chica”, designa a dos responsables, y pide un reporte mensual o trimestral de los gastos y las existencias en la bodega.
3. Pendientes legales y contables
Por supuesto, es importante que el negocio esté protegido y que no te lleves ninguna sorpresa. Pero para eso bastará con que tengas una reunión mensual con el contador y el abogado de la empresa, y que te pasen un informe periódico sobre los asuntos por resolver en el corto y mediano plazo, como una habilitación comercial o una devolución del Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA).
4. Manejo del equipo
Que seas el líder no significa que estés al pendiente de quién llega tarde, o de que decidas cómo se van a repartir las tareas de un nuevo proyecto. Preocúpate en cambio por formar a otros líderes que se encarguen de motivar y ayudar a otros a alcanzar los máximos resultados.
5. Actualización tecnológica
Aprobar un presupuesto para adquirir un nuevo sistema de administración empresarial, no es lo mismo que pasar días y días buscando opciones y cotizaciones. Apóyate en tu equipo de sistemas o en un especialista externo, y pídeles además que te mantengan al tanto del calendario de actualizaciones.
6. Descuentos a clientes
Otra actividad en la que los dueños de las Pymes suelen invertir mucho tiempo es en autorizar a cada vendedor condiciones especiales para determinado cliente. Para evitar tener que analizar personalmente cada caso, establece de entrada una política clara de comercialización, con detalles como volúmenes de compra, condiciones de pago, etc.
7. Relaciones públicas
A medida que el negocio crece, será más difícil que tomes decisiones diarias sobre el contenido de la página Web o los posts en las redes sociales, las conferencias en las que vas a participar o las entrevistas en los medios de comunicación. Analiza en qué momento será conveniente entonces contratar a un experto en comunicación que proteja y potencie tu marca personal y la del negocio.
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