Que es la integración de datos y cómo aplicarla en tu negocio

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Cada vez queda más claro que los datos son uno de los activos más importantes de una empresa exitosa y en crecimiento. Pero para que sean útiles, y nos ayuden a tomar mejores decisiones estratégicas, necesitamos convertirlos en información, a través de comparativos, gráficos, reportes y otras herramientas. Para lograrlo, es básico recolectar y mantener actualizados esos datos, pero también integrarlos con la ayuda de plataformas automatizadas. Vamos a ver de qué se trata.

El primer paso es entender qué es la integración de datos. Básicamente, consiste en combinar, procesar y estructurar datos provenientes de distintas fuentes, para convertirlos en información y así potenciar la estrategia de una empresa. Es una herramienta fundamental no sólo para el área comercial o financiera, sino también para la de recursos humanos.

Anteriormente, la integración de datos era un proceso complejo, que requería de una enorme cantidad de recursos técnicos, económicos y humanos. Pero hoy, gracias al avance de tecnologías como la nube, las Pymes también tienen la posibilidad de almacenar y gestionar sus datos desde una plataforma eficiente, segura y accesible.

A esta altura te estarás preguntando, ¿mi empresa necesita hacer una integración de datos? La respuesta va a ser positiva si ya estás enfrentando problemas para acceder en tiempo real a la información que necesitas para, por ejemplo, hacer una cotización para un cliente, constatar el estado del inventario, elaborar un reporte de ventas o presentar un informe de resultados a tus socios.

Y esto sucede en la mayoría de los casos. ¿Por qué? Porque los datos con los que se cuenta no están actualizados o difieren entre diferentes áreas, porque están duplicados, porque no están en el formato correcto, o simplemente porque nadie los ha registrado y por lo tanto no existen.

Herramientas disponibles

La siguiente pregunta es cómo implementar un proceso de integración de datos. Y si bien existen diferentes métodos y herramientas que puedes considerar, en el caso de las Pymes la mejor opción es contar con un sistema de administración empresarial, que permita conectar equipos de trabajo y diferentes sucursales a distancia, y así controlar la captación, almacenamiento y gestión de toda la información que se va generando día con día en el ciclo de compra-venta.

Un punto que tienes que tener en cuenta es que las aplicaciones alojadas en la nube son hoy las más utilizadas para este tipo de procesos. No solo por la facilidad de su uso, sino porque (siempre que contrates al proveedor correcto) permiten empezar de a poco e ir incorporando nuevas plataformas a medida que el negocio crece. Por ejemplo, se puede arrancar con un sistema de facturación o de caja y luego, sumar sistemas para el manejo de la nómina, o la contabilidad electrónica.

Lo importante es que, antes de tomar una decisión, investigues qué opciones tienes en el mercado, quiénes son los proveedores más confiables, busques referencias entre tus colegas y no tomes el precio como un único factor para tomar una decisión de compra. La versatilidad, la escalabilidad, la posibilidad de integración con sistemas ya adquiridos y la asistencia técnica son otros puntos que debes considerar y evaluar con cuidado.

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