El robo de datos es uno de los riesgos que los dueños de pequeñas y medianas empresas (Pymes) deberían considerar seriamente en sus planes de seguridad. Pero que, lamentablemente, pocos tienen en cuenta, y que pone en peligro activos valiosos como la base de datos de clientes, las escrituras u otros documentos legales, o los estados financieros del negocio.
¿Cómo evitar las fugas de información? En general, con acciones más sencillas de las que imaginamos, y que vale la pena incorporar en los procesos diarios y los protocolos de la empresa. Y aquí te contamos cuáles son esos pasos.
Paso #1. Tener un panorama claro sobre la información que se maneja en la empresa
Para trabajar en un plan sólido de seguridad de la información, el primer paso es conocer el tipo de datos que se gestionan en el negocio, y así poder tener un panorama más claro sobre cuáles son críticos y qué riesgos corren. Para lograrlo, es indispensable que el equipo a cargo del proyecto entreviste a los responsables de todas las áreas de la compañía.
Paso #2. Hacer una clasificación de los datos
Luego hay que definir un criterio razonable y unificado para determinar cuál es la información más importante para la operación y la seguridad del negocio y de todas las partes involucradas (clientes, vendedores, proveedores, socios, etcétera). Y determinar cuál es su grado de vulnerabilidad, según su frecuencia de uso, cantidad de personas que pueden acceder a ella, soporte y filtros de seguridad.
Paso #3. Definir las medidas necesarias para elevar la seguridad de la información
De acuerdo a la operación del negocio y los procesos involucrados, hay que implementar soluciones como el acceso a bases de datos y software través de la verificación en dos pasos, el acceso restringido a determinados archivos, la instalación de firewalls y sistemas para la prevención de pérdida de datos, y el uso de conexiones cifradas. En este punto del proyecto, es recomendable contar con la asesoría de un experto en seguridad de la información.
Paso #4. Compartir datos de manera segura
Las fugas de información pueden suceder de manera accidental, por ejemplo por correos electrónicos que se envían a direcciones equivocadas, o por la pérdida de un USB o una laptop. En estos casos, las soluciones ideales son los sistemas de almacenamiento en la nube como Dropbox o Google Drive. O más especializados como Espacio Aspel, que permiten concentrar y compartir información contable, financiera y comercial de manera segura, y que es ideal para despachos contables y empresas que manejan su propia contabilidad.
Paso #5. Capacitar al personal
Poco puede hacer la tecnología si los empleados de la empresa no aprenden a usarla y no adoptan los nuevos procesos para asegurar el blindaje de la información. Además de generar conciencia sobre la importancia que tienen los datos y el cumplimiento de las nuevas regulaciones, hay que capacitarlos.
Paso #6. Contar con una política de confidencialidad y privacidad
En cuanto a lo legal, es recomendable que los empleados firmen acuerdos de confidencialidad sobre toda la información a la que tengan acceso durante su trabajo en la empresa. Y que se comprometan además a respetar la política de privacidad y todas las regulaciones vigentes para la protección de datos de prospectos, clientes, usuarios, proveedores y socios comerciales.
Paso #7. Programar auditorías
Por último, es importante que el responsable de la seguridad de los datos en la empresa tenga una actitud proactiva. Y que, en vez de esperar que se produzca un incidente, realice monitoreos periódicos sobre el funcionamiento de los sistemas y procesos para la protección de la información.
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