La recomendación de las autoridades de que las personas permanezcan en sus hogares a causa del Covid-19 representa un desafío para todos. Pero especialmente para los emprendedores y empresarios, que en muchos casos tenemos que continuar con la operación de nuestros negocios desde casa.
Las complicaciones que pueden surgir en este escenario son varias. Por ejemplo, hay que aprender a organizarse y trabajar sin distracciones, mientras atendemos a los niños o nos aseguramos de que están haciendo su tarea. Tenemos que controlar la ansiedad y la incertidumbre que nos generan las noticias negativas. Y además debemos mantenernos en comunicación constante con nuestros empleados, para motivarlos y asegurarnos de que los proyectos siguen avanzando.
Admitámoslo, no es un tiempo fácil. Pero si nos enfocamos en su lado positivo, una de sus ventajas más claras es que ahora tenemos más tiempo para concretar cosas que venimos postergando, a veces desde hace años. Y para ponerle un poco de orden al negocio. Acá algunos ejemplos.
#1 Ordena todos tus archivos digitales
Seguramente estás entre esa gran mayoría de personas que tiene sus documentos digitales esparcidos entre su computadora de escritorio, su laptop, una plataforma tipo Google Drive o Dropbox, un disco duro externo y decenas de USBs. Y a medida que pasa el tiempo, este desorden no hace más que aumentar.
Así que como primera tarea, revisa todos los archivos digitales que tienes almacenados y elimina aquellos que están duplicados o que ya no son necesarios. Haz los respaldos necesarios. Y si hay documentos en los que están trabajando varias personas, establece un proceso para que todos cuenten con la última versión (por ejemplo, a través de Trello o Google Drive).
#2 Asegúrate de que la contabilidad está en orden
Aprovecha estos días para hacer una conferencia via Zoom o Skype con tu contador y realizar un checkup contable del negocio. ¿La empresa está al día con el pago de impuestos? Si es así, pide y revisa los comprobantes correspondientes. ¿La documentación está en orden, o hay facturas o CFDI de complemento de pago pendientes? ¿Cuál es la situación de los aportes a la seguridad social?
Para apoyarse en información real, es clave contar con un sistema que, además de cumplir con todos los requisitos de la Contabilidad Electrónica 1.3, pueda generar al momento reportes, documentos y gráficas. Otro requisito importante es que esta plataforma incluya funciones útiles para equipos que están trabajando a distancia. Si no cuentas con una herramienta con estas características, es el momento de buscar la opción que mejor se adapte a las características y necesidades de tu empresa.
#3 Haz los ajustes necesarios en la estrategia de marketing
Es cierto, en estos días hay un exceso de información en los medios tradicionales y sobre todo en los canales digitales. Pero la mejor opción para una marca no es quedarse callada, sino generar mensajes que le permitan fortalecer el engagement con su audiencia objetivo. Y mostrarse más que nunca como una aliada.
Analiza con tu equipo de marketing cómo alinear el mensaje de tu marca con los desafíos de la situación actual. Revisa cuáles son los ajustes que necesitan las campañas programadas para los siguientes tres meses. Define si hace falta incursionar en nuevos canales digitales. Trabaja en un plan de promociones especiales, descuentos y regalos. Enfócate siempre en ser relevante y alejarte del “ruido”.
#4 Revisa tus perfiles personales en las redes sociales
Quizá en los últimos tiempos no hayas publicado nada en Facebook o LinkedIn… O hayas posteado demasiado, y hasta te metiste en problemas. Como dueño de un negocio, eres su cara visible… y eso es algo que no deberías olvidar nunca, por el impacto que puede tener tu marca personal en la empresa.
Revisa tus perfiles en las diferentes plataformas en las que participas y define cuáles van a estar alineadas con la estrategia de comunicación de tu negocio (la ideal, en general, es LinkedIn). Si vas a mantener una red para uso estrictamente personal, como Facebook, revisa la lista de tus amigos (quizá llegó el momento de aplicar algunos filtros) y las configuraciones de seguridad. Enfócate en esa red social que podría ayudarte a construir autoridad en tu campo de actividad, y arma un calendario de posts para el siguiente trimestre.
#5 Realiza un diagnóstico de la capacidad de la empresa y del equipo para el trabajo remoto
El home office es de una de las tendencias más fuertes en los negocios, y que luego de la contingencia por el Coronavirus va a ser aún más valorada por dueños y directivos como una oportunidad para mejorar procesos y disminuir costos. ¿Pero que tan preparada está tu empresa para incorporar de manera definitiva esta modalidad? ¿Cuentas con la infraestructura necesaria para ello? En cuanto a tus empleados, ¿cuáles son los conocimientos y habilidades en los que tienen que mejorar para ser productivos desde casa?
Este es el momento para que te informes sobre cómo funciona el teletrabajo, a través de contenido en Internet o en medios especializados. También puedes hablar con un consultor o experto en el tema. Con esa información, y en compañía del responsable de Recursos Humanos, trabaja en un plan de mediano y largo plazo para mejorar la capacidad de la empresa para el trabajo a distancia, a través de nuevas herramientas, capacitación y asesoría.
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