Elegir al proveedor de un servicio en la nube para tu negocio es una decisión crítica que necesitas tomar con toda seriedad y, sobre todo, con mucha información. ¿Por qué? Porque al almacenar y gestionar datos importantes en servidores de terceros de alguna manera estás abriendo las puertas de tu empresa, y ello tendrá consecuencias inevitables sobre la operación diaria.
Sí, el llamado cloud computing tiene muchas ventajas, como una mayor productividad y seguridad, acceso a nuevas plataformas de administración y costos más bajos. Pero el precio, por ejemplo, no debería ser el único factor a considerar al contratar un servicio en la nube. Estas son las siete preguntas clave que debes de hacerle a un proveedor.
☐ 1. ¿En qué consiste el servicio? (Detallado.)
Cuestiona con claridad lo que necesita tu negocio: pide al representante de ventas que sea muy específico en cuanto a qué ofrece la solución tecnológica. Indaga cuál es su costo, de acuerdo a datos como cuántas plataformas incluye (por ejemplo de facturación y nómina), así como si hay que pagar el licenciamiento por separado, la capacidad de almacenamiento, el número de usuarios y el de conexiones remotas simultáneas.
☐ 2. ¿Las plataformas son escalables?
Ten mucho cuidado con los costos iniciales (upfront costs), porque en el caso de los negocios más pequeños lo ideal es pagar exactamente por lo que se usa. ¿Para qué invertir, por ejemplo, en una solución en la nube que incluye un sistema de contabilidad electrónica cuando todavía trabajas con un despacho de contadores? Pregunta también si el proveedor puede ofrecerte una solución, por ejemplo, de administración empresarial que pueda escalarse con nuevas aplicaciones conforme el negocio crece.
☐ 3. ¿Cuál es el nivel de seguridad de los datos?
Hay dos puntos importantes a considerar: el primero tiene que ver con el respaldo de la información; es decir, si se efectúa a través de servidores que se ubican en diferentes lugares. Por eso, una pregunta obligatoria es cuál es la frecuencia de esos respaldos o backups y en qué horarios se realizan. El segundo punto está relacionado con el nivel de protección del hardware y el software frente a ciberataques, pero también de las instalaciones físicas de los centros de datos (¿dónde están ubicados?, ¿es una zona de desastres naturales?). Lo ideal es que el proveedor te muestre algún tipo de verificación de seguridad por parte de un auditor independiente.
☐ 4. ¿Quién puede acceder, ver y utilizar los datos?
No olvides solicitar al proveedor una muestra de los términos del contrato de servicios, una declaración de la empresa de que no utilizará tus datos ni los compartirá con terceros. Pregunta además acerca del control de los accesos a datos y archivos específicos de la empresa a través de la plataforma. Quizá ahora, si tu negocio es pequeño, no te preocupe esta función; pero a medida que se expanda el negocio se volverá imprescindible para mantener la seguridad de la operación y de la información confidencial.
☐ 5. ¿Cuáles son los protocolos de actualización de passwords?
Durante la operación diaria solemos olvidar cambiar las claves de acceso cada determinado tiempo, e incluso podemos caer en el error de elegir una muy sencilla y poco segura. Esto puede significar una amenaza de violación de passwords, que son más comunes que los ataques a los servidores. Por eso, aunque te parezca un detalle menor, pregunta acerca de los protocolos de sustitución forzosa de claves de acceso por otras más complejas y de actualización obligatoria, por lo menos cada 90 días.
☐ 6. ¿Tendré acceso permanente a los datos?
Este punto es especialmente importante si los servidores están ubicados en otros países con distintas zonas horarias, por lo que hay que contactar a un representante de soporte técnico por un problema. ¿Cuál es el tiempo estimado de respuesta? ¿Cuáles son los mantenimientos programados que podrían significar una interrupción del servicio durante unas horas?
☐ 7. ¿Cuál es el procedimiento si quiero cambiar de proveedor?
Por último, es importante que tengas información sobre cuál será el proceso a seguir en caso de que decidas no continuar con el servicio del proveedor contratado y necesites trasladar la información hacia otros servidores. Algunos puntos que necesitas tener claros es cuánto tiempo tienes para sacar los datos y archivos al término del contrato, antes de que sean eliminados, y en qué formato te serán entregados los archivos.
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