Durante el último año, los negocios que todavía no habían migrado a la nube tuvieron que hacerlo de manera forzosa, debido a la necesidad de que su personal, o al menos una parte de él, trabajara desde casa.
Ese proceso, que al principio fue complicado, terminó siendo beneficioso, ya que demostró a los emprendedores y empresarios las ventajas del cloud computing. Por ejemplo para poder acceder a información en cualquier momento y desde cualquier lugar, o para mantener conectados a los integrantes de un proyecto.
Pero si hablamos de complicaciones, una de ellas fue la falta de orden y estrategia en la transición, lo que provocó en muchas empresas una sobrecarga de datos en la nube. Por ejemplo, porque en algunos negocios hay más aplicaciones en uso de las que realmente se necesitan, porque hay información duplicada, o incluso porque los empleados descargaron herramientas o contenidos sin autorización del departamento de Sistemas.
El problema con la sobrecarga de la nube es que no solo puede significar más costos (por ejemplo, en la suscripción a un servicio de almacenamiento), sino que también reduce la eficiencia en el intercambio de información y en la productividad de la operación. Si ya estás enfrentando algunas de estas dificultades, es el momento de hacer los ajustes necesarios. Y aquí te contamos cuáles son.
Paso #1. Haz una radiografía de todas las apps que están en uso en la empresa
Pide al departamento de IT que revise qué plataformas fueron descargadas en la nube de la empresa, qué espacio ocupan, si fueron autorizadas por la empresa o no, y cuál es el uso que se les da. Si esta situación se descontrola, no solo puede afectar el presupuesto, sino la productividad del equipo y la seguridad de la información.
Paso #2. Elimina todas las plataformas que no fueron autorizadas
Luego, hay que proceder a liberar espacio de almacenamiento en la nube, y descartar aquellas aplicaciones a las que los empleados acceden para su uso personal. Aunque no es obligatorio, es mejor informar al equipo estas medidas con anticipación, para mantener el buen clima laboral pero principalmente para que entiendan la importancia de no volver a caer en estas prácticas.
Paso #3. Define qué herramientas se van a usar
En conjunto con el responsable del área de Sistemas y de los directores de cada departamento, luego hay que definir cuáles van a ser las plataformas que se van a utilizar para la administración y operación de la empresa. La idea es mantener las que funcionan bien, y buscar nuevas opciones para aquellas que no están dando los mejores resultados. Por ejemplo, se podría optar por Zoom para video-conferencias, Skype para llamadas, Trello para la administración de proyectos y WeTransfer para el intercambio de archivos.
Paso #4. Busca opciones de plataformas integradas
Ten en cuenta que, para determinadas áreas de la empresa que utilizan información sensible, puede ser problemático usar apps con diferentes interfases, mecanismos de acceso, y passwords de seguridad. Una de ellas es Administración y Contabilidad, o Finanzas, y la novedad es que hoy pueden contar con sistemas integrados en la nube, que permiten realizar operaciones, acceder a información en tiempo real y tener todas las ventajas de la movilidad con la seguridad necesaria, y a un precio accesible.
Paso #5. Reorganiza la información
Por último, cuando ya cuentes con la estructura tecnológica que necesita la empresa, hay que ordenar la información, migrarla a las nuevas aplicaciones que se van a utilizar, y borrar los contenidos (por ejemplo, las bases de datos) que están duplicados y ocupando espacio valioso en la nube. Este debe ser un proceso ordenado y con un responsable a cargo, para evitar la pérdida de datos valiosos o incluso el robo de información.
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