Durante los primeros años del negocio, los fundadores suelen realizar muchas tareas a la vez. Algunas son estratégicas, como la planificación, la elección de los proveedores más importantes o las ventas, que tienen un impacto directo en los resultados de la empresa. Otras, aunque también son importantes, podrían delegarse, como la facturación, el envío de mercadería o el pago de la nómina.
Cuando la empresa empieza a crecer y los pendientes de la operación diaria se acumulan, es momento de contratar a un asistente. Pero la realidad es que el presupuesto no siempre alcanza, o a veces simplemente el emprendedor prefiere invertir el dinero de esa nómina en maquinaria o materia prima. ¿La alternativa? Contratar a un asistente virtual.
Se trata de una figura que ha ganado protagonismo en los últimos años, y que trabaja en forma remota. Todo esto gracias a la mayor conectividad a Internet y la aparición de más plataformas en la nube, que permiten compartir archivos y que dos o más personas trabajen a la distancia en el mismo documento.
También al surgimiento de sitios como Freelancer o Workana, que conectan la oferta con la demanda de este tipo de servicios.
Ser un asistente virtual es, además, una profesión relativamente nueva, que puede significar una oportunidad para generar ingresos extra (por ejemplo, si alguien está estudiando en la universidad), para dedicarse a ella al 100% como freelancer, o incluso para formar un equipo e iniciar un negocio propio. ¿Cuáles son las funciones que se pueden desempeñar? Aquí te explicamos cuáles son las cinco más comunes.
1. Tareas administrativas
Aquí podemos incluir las funciones básicas de un asistente, como son la atención de llamadas y solicitudes, la gestión de la agenda del dueño del negocio, la confirmación de citas y reuniones, la reservas de viajes, los pedidos y la emisión de facturas, los pagos de servicios y todo aquello que pueda ser realizado a través del teléfono, con el celular o una computadora.
2. Gestión del correo electrónico
Siempre que no se trate de información confidencial, lo mejor es que el dueño del negocio delegue en otra persona la tarea de responder los emails que recibe. Por ejemplo, cuando se trata de un cliente no estratégico pero que demanda una respuesta en un plazo corto de tiempo. Los asistentes virtuales también pueden encargarse de responder consultas, búsquedas laborales o solicitudes de citas, de limpiar la carpeta de correos spam y de organizar la bandeja de entrada.
3. Contabilidad y finanzas
Esta función incluye el registro de los ingresos y los gastos, monitorear el presupuesto y el flujo de efectivo, recopilar y enviar al contador todas las facturas digitales y otros comprobantes requeridos por Hacienda, pagar los servicios, la nómina y los impuestos. Y si se trata de un profesional especializado en finanzas, también puede apoyar con recomendaciones sobre el manejo del dinero o los ciclos de pago, o la realización de un estudio de mercado o de ventas.
4. Gestión de las redes sociales
Durante las primeras etapas de crecimiento de la empresa, un asistente virtual puede cumplir las funciones de un community manager o de una agencia de marketing digital. Por supuesto, para ser efectivas y aumentar la presencia de la marca en Internet, las publicaciones no deben quedar libradas a la creatividad del freelancer, sino que deben responder a los lineamientos del plan de marketing, tener un calendario y ser monitoreadas por el dueño del negocio o el responsable de la comunicación.
5. Servicio al cliente
Antes de que el tamaño del negocio necesite de un equipo establecido de call center, un asistente a distancia puede responder un listado de preguntas o dudas básicas, o dar asistencia ante quejas y reclamos comunes de los clientes (por ejemplo, relacionados con una garantía).
Es importante entregar al freelancer toda la información que necesita para dar las respuestas adecuadas (por ejemplo, a través de un manual), e indicarle con quién pueden derivar a su interlocutor en caso de no poder ayudarlo con una respuesta o solución concreta.
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