Como dueños de un negocio, una de las tareas más demandantes que tenemos que realizar es revisar y contestar cada día una gran cantidad de correos electrónicos. Eso nos puede provocar estrés y ansiedad, porque a veces la lista de emails puede ser interminable… Pero sobre todo puede terminar afectando nuestra productividad en áreas clave de la empresa, como la operación y las finanzas.
Si pasas más de una o dos horas al día trabajando con tus correos, es hora de que tomes acción e incorpores algunas prácticas que no solo te ayudarán a aprovechar tu tiempo al máximo, sino que también mejorarán tus habilidades de comunicación. Aquí te las compartimos.
1. Define horarios para revisar tu carpeta de entrada
Lo ideal es que lo hagas al llegar a la oficina, al mediodía y antes de cerrar la computadora. Evita estar revisando el correo todo el tiempo, esa es una de las prácticas que más afectan la productividad.
2. Organiza tus emails en carpetas
En vez de hacerlo por temas (por ejemplo, “Clientes” y “Contabilidad”), enfócate en la importancia de cada mensaje. Abre una sección de “Correos urgentes”, otra de “Por contestar” y otra de “Seguimiento”. A medida que vayas resolviendo cada asunto, puedes ir guardando esos emails en otra carpeta de “Archivos”.
3. Si puedes contestar un correo en menos de un minuto, hazlo en forma inmediata
¿Te llegó una factura electrónica y solo tienes que descargarla? ¿Un proveedor solo necesita saber si recibiste el último pedido? Evita la acumulación de mensajes que necesitan una respuesta sencilla, para liberar espacio en tu lista de pendientes y en tu mente.
4. Sé claro y conciso
Se trata de ser gentil y educado en todas tus comunicaciones, pero ve al punto. Evita las introducciones largas o las explicaciones innecesarias, que solo te quitarán tiempo a ti y a tu interlocutor.
5. Dale importancia al “Asunto” del mail
Evita las frases generales y se lo más específico posible. Así, tu destinatario podrá identificar claramente por qué estás contactándolo y te contestará más rápidamente. Además, esto ayudará a ambas artes a encontrar y dar seguimiento a cada mensaje.
6. Elige con cuidado a quién copiar
Involucrar a muchas personas en un mensaje puede resultar, además de innecesario, tremendamente improductivo. Una vez identificada quién es la persona con la que hay que seguir trabajando en determinado asunto, continúa la comunicación con ella y despídete del resto.
7. Revisa tus mensajes antes de hacer clic en “Send”
Leer detenidamente tus correos, al menos una vez, evitará que compartas información errónea y se generen malentendidos, o que no envíes la información solicitada y la comunicación se prolongue en forma innecesaria.
8. Usa el teléfono y el WhatsApp para reducir la cantidad de emails
Muchas veces, una llamada corta o un mensaje de audio pueden resolver en pocos minutos la demanda de la misma cantidad de información que toda una cadena de correos electrónicos.
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