Fotógrafos, arquitectos, consultores, productores de alimentos y bebidas que tienen que entregar pedidos de clientes importantes… Son muchos los emprendedores que pasan gran parte del día fuera de la empresa. Y esto complica muchas veces la realización de procesos importantes para la administración, como la facturación.
Una de las grandes novedades de los últimos años son las plataformas en la nube, que permiten generar Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDIs) desde cualquier lugar y en cualquier momento. Las opciones actualmente disponibles en el mercado son muchas, y tienen como única condición para su funcionamiento estar conectados a la red.
Para tener en cuenta
1. Investiga qué alternativas hay en el mercado
Los programas de facturación en la nube más recomendables cuentan con apps que pueden ser descargadas en dispositivos con sistemas operativos Android o iOS. Elige la opción más conveniente para tu smartphone o tableta, así podrás asegurarte de que no tendrás ningún problema con el funcionamiento de la aplicación y evitarás tener que llevar siempre contigo una computadora portátil. Investiga además acerca de las alternativas de pago: hoy hay proveedores que ofrecen paquetes de facturas o el pago de una iguala mensual, además de pruebas gratis por tres meses.
2. Confirma qué funciones pueden realizarse desde la nube
Ten en cuenta que muchas aplicaciones tienen la misma capacidad que el programa de facturación al que accedemos desde la computadora. Pero también existen aquellas que solo permiten realizar lo más básico, como acceder a los datos de los clientes; generar facturas, recibos de honorarios y de arrendamiento, y notas de crédito; y enviar los documentos por correo electrónico. Analiza con calma cuál es la opción más conveniente para ti, según tu agenda y los requerimientos de tus clientes, tu contador y la operación diaria.
3. Elige siempre la plataforma más robusta
Si pasas mucho tiempo fuera de la empresa, lo más recomendable es que puedas tener acceso a toda la información importante para la toma de decisiones. Por ejemplo, si cerraste un contrato grande y generaste una primera factura, quizá al momento de salir de esa reunión quieras saber cómo van las ventas del mes, si hay comprobantes impagos y qué entradas de dinero están previstas para los días siguientes, con las que podrías cumplir con compromisos financieros.
4. Presta atención a las actualizaciones fiscales
Antes de adquirir una plataforma de facturación que incluya un aplicación móvil, asegúrate de pedir referencias entre tus conocidos sobre su seguridad pero también sobre sus ajustes periódicos según las nuevas disposiciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Por ejemplo, hoy es imprescindible que estos sistemas permitan generar los complementos de pago una vez que una factura haya sido abonada.
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