Quizá te encuentres en alguna de las siguientes situaciones. Tú y dos socios acaban de abrir una empresa, pero como ellos todavía tienen un trabajo de tiempo completo, acordaron que tú seas el administrador único. Quizá quien te haya pedido aceptar ese cargo sea tu pareja, aunque no tengas ninguna participación accionaria en su compañía, o incluso un amigo, que ya está al frente de demasiados negocios y teme que su nuevo emprendimiento le genere problemas con Hacienda.
Generalmente, cuando aceptamos este tipo de propuestas lo hacemos por apoyar a alguien cercano o querido. Incluso, si se trata de nuestro propio negocio, porque creemos que es lo más conveniente para su supervivencia y crecimiento. El problema es que no conocemos cuál es el tipo de responsabilidades que implican. Y de repente un día, nos llega una notificación del Sistema de Administración Tributaria (SAT) por impuestos adeudados desde hace años. O la demanda millonaria de un trabajador, que ha sido despedido en forma injustificada.
Lo peor de este tipo de historias es que son más comunes de lo que te imaginas. Y que no solo pueden hacerte pasar un mal rato, sino afectar tu patrimonio y prestigio o hasta generar problemas mayores. Como explican los especialistas, ser el administrador único de una empresa otorga a una persona un poder casi ilimitado, pero también significa obligaciones y responsabilidades muy concretas. Y es fundamental que las conozcas.
1. Asegurar la operación del negocio
En México, la Ley General de Sociedades Mercantiles establece que una empresa debe ser administrada por uno o varios administradores (como en el caso de un Consejo de Administración). Estas personas pueden ser socios o personas extrañas a la compañía, y deben cumplir con sus obligaciones durante el tiempo que dure su mandato. Las tareas diarias de administración son delegadas en el director general de la empresa, que debe reportar al administrador único o al Consejo en forma regular.
2. Mantener en orden la contabilidad y todos los documentos importantes
Ante la ley, el administrador único debe asegurar el registro y almacenamiento adecuados de toda la información legal y contable del negocio. Por ejemplo, el acta constitutiva, las actas de las juntas de accionistas, la contabilidad electrónica, los contratos y las declaraciones anuales de impuestos.
3. Preservar los intereses de los accionistas
Otra responsabilidad del administrador único es cuidar las aportaciones hechas por los socios, tanto para aumentar el capital como para hacer alguna inversión. Y también hacer cumplir los requisitos legales y estatutarios establecidos para el reparto de utilidades entre los accionistas.
4. Asegurar el cumplimiento de los acuerdos entre los socios
Ante un conflicto entre las partes, el administrador único no solo deberá acatar la decisión alcanzada por la mayoría de los accionistas, sino trabajar con los directores de la empresa para que se haga realidad.
5. Hacerse responsable de lo hecho por su antecesor
Según lo establecido en la Ley de Sociedades Mercantiles, un administrador único es solidariamente responsable con los que le precedieron. Esto significa que, en el caso de irregularidades o estafas, podrá ser procesado a menos que denuncie esos hechos a el o los comisarios de la empresa.
6. Responder con su propio patrimonio
En las sociedades mercantiles, la responsabilidad de los socios se limita al capital social de la empresa. En cambio, un administrador único pone en juego su capital propio (por ejemplo, un automóvil o un departamento).
7. Ser discreto
Un administrador debe mantener la confidencialidad de toda la información o documentación de la empresa a la que tenga acceso durante el término de su mandato. E incluso hasta un año después de finalizado. La única excepción es cuando le sea solicitado algún dato por parte de alguna autoridad judicial o administrativa.
Ahora que lo sabes puedes tomar previsiones al aceptar este tipo de cargos.
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