Un alto índice de morosidad o de facturas impagas puede significar la quiebra del negocio más próspero. Como explican los expertos, una venta no es sinónimo de un ingreso, y no se cierra hasta que el dinero de la operación está en la caja o en la cuenta bancaria de la empresa.
En el afán de ganar clientes y aumentar su participación de mercado, muchos emprendedores y pequeños empresarios descuidan el proceso de cobranza. E incluso permiten que sus vendedores caigan en ese tipo de prácticas, ya que a veces la prioridad es mostrar números positivos ante socios o accionistas.
Está claro que es imposible tener un 100% de eficiencia: siempre habrá clientes atravesando momentos difíciles con su propio negocio, y nunca estaremos libres de cruzarnos con alguien deshonesto. Lo que sí podemos hacer es protegernos ante este tipo de amenazas, para no dejar de enfocarnos en vender pero, al mismo tiempo, blindar la empresa con instrumentos legales. ¿Cuáles son los que, según los expertos, no puedes dejar de tener en cuenta? Aquí te los presentamos.
1. Evita la informalidad.
Las áreas de ventas, cobranza y administración del negocio deben trabajar con procesos definidos y sus actividades deben quedar registradas en un sistema de administración empresarial. Con esa información, además de monitorear los ingresos podrás analizar resultados y hacer ajustes en la estrategia.
2. Registra todos los datos de cada cliente
Te sorprendería saber cuántas empresas deciden actuar legamente contra un cliente moroso, para descubrir que no cuentan con datos básicos para localizarlo, como el teléfono de su oficina o su domicilio fiscal. Descuidarse en este punto es un gran error.
3. Analiza el perfil de tus clientes
Aunque tengas una empresa mediana o pequeña, es importante que tu equipo destine tiempo y recursos para asegurar la confiabilidad de aquellos con quienes hacen negocios. A veces, la simple referencia de alguien de confianza basta. Pero hay otras herramientas, como los recibos de nómina, o los datos del Buró de Crédito.
4. Trabaja con contratos
Si entre el cliente y la empresa se establece una relación permanente, y hay compras regulares de productos y servicios, lo mejor para ambas partes es generar documentación que sustenten la solicitud de la compra y otros detalles más importantes, como el precio, los tiempos de entrega y los requisitos de calidad.
5. Genera órdenes de compra
Si crees que un contrato puede complicar la relación con el cliente, o las adquisiciones son más esporádicas, otra buena opción son las órdenes de compra. Este documento funciona como una autorización al proveedor para que haga una entrega y emita su factura, y acredita el vínculo entre las dos partes.
6. Emite facturas que cumplan con todos los requisitos fiscales
Si el cliente es una persona física, el documento debe incluir sus datos. En cambio, si se trata de una persona jurídica, es importante conocer quién es el representante legal de la empresa y asegurarse de que esté al tanto de la emisión del documento. Y claro, no olvides utilizar un buen sistema de facturación.
7. Emite pagarés
Muchos emprendedores y empresarios se sienten incómodos con el uso de este instrumento, pero es una manera efectiva de garantizar el pago de una deuda. ¿Por qué? Porque tiene valor legal, y puede respaldarte en caso de una demanda y un proceso de cobro judicial.
8. Como última instancia, recurre a la Justicia.
En este caso, y con todas las pruebas presentadas (como una factura o un pagaré), un juzgado comercial puede emitir una resolución “intimatoria” en la que se ordena al deudor que pague. En caso de que exista solo un contrato, el proceso puede ser más largo, y deberá plantearse ante un juzgado civil. Por eso es tan importante la prevención, y protegerse con toda la documentación necesaria para evitar que los clientes morosos terminen afectando la fortaleza del negocio y su futuro.
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