Los grupos de Whatsapp se han convertido en la pesadilla de las relaciones personales. Por ejemplo, no aceptar una invitación al grupo de egresados de la preparatoria ha terminado con amistades de años. Y ni hablar de un mensaje enviado por error, en el que se hacen comentarios negativos sobre la persona que justamente lo recibió. Seguramente has pasado por alguna experiencia similar.
En el trabajo, todo se puede complicar todavía más, porque además de los sentimientos personales lo que está en juego es el negocio. Por eso es tan importante respetar ciertas reglas básicas de conducta, y compartirlas cada vez que alguien nuevo se incorpora a un grupo. Con ellas, se evitarán malentendidos, enojos y discusiones innecesarias.
1. Respetar el propósito del grupo de Whatsapp
Hay que ser lo más específico posible. ¿Se va a usar para urgencias? ¿O para comunicarse con las personas que trabajan de manera remota? Sin este punto, la cantidad de mensajes enviados por día puede volverse inmanejable.
2. Establecer horarios de comunicación
Una buena idea es que sea el mismo de la jornada laboral. Si eres el dueño de la empresa, y a menos que se trate de una urgencia, evita enviar mensajes a tus colaboradores por la noche o durante los fines de semana. De lo contrario, solo lograrás fastidiarlos y al final evitarán usar la aplicación todo lo que puedan.
3. No enviar memes, noticias e imágenes personales
Con ellos, solo vas a lograr distraer a los integrantes del grupo. Guarda este tipo de materiales para tus contactos familiares o de amigos. Y si quieres compartir con un compañero de trabajo una foto de tus sobrinos o de tus últimas vacaciones, hazlo durante la hora de la comida.
4. No enviar información no verificada
Las redes sociales están llenas de rumores falsos, y Whatsapp también ha caído en esta trampa. Evita difundir noticias o hacer preguntas sobre algo que podría no ser real, y que solo provocará alarma. Por ejemplo, la pérdida de un envío al extranjero, o el accidente de un compañero.
5. Participa
Revisa periódicamente la información compartida en el grupo, responde las preguntas que te involucran (directamente a la persona que la hizo, para evitar la confusión) y haz comentarios que puedan sumar algún punto de vista útil. Si no lo haces, puedes perder información valiosa y ver afectado tu desempeño.
6. Sé claro
La comunicación escrita puede dar lugar a muchas confusiones o malas interpretaciones. Cuando envíes un mensaje, usa frases cortas y palabras claras, y sé lo más específico posible.
7. No hagas comentarios inapropiados
Algo que en una conversación frente a frente o informal podría parecer normal, puede causar muchos inconvenientes cuando queda por escrito. Por ejemplo, las groserías, un chisme o una crítica sobre alguna persona.
8. Evita los emojis
El problema de estos íconos es que pueden dar lugar a malas interpretaciones y hacerte ver poco profesional. Si no quieres perder tiempo en explicaciones adicionales, usa palabras.
9. Cuando las cosas se pongan delicadas, manéjalas fuera del grupo
Si surgió un problema grave y el responsable no está dando las respuestas que necesitas, llámalo a tu oficina o habla con él por teléfono. Y avísale al grupo que así lo vas a hacer. Evita exponerlo en público con un reclamo o quejas sobre su trabajo.
10. No envíes archivos o imágenes demasiado grandes
Eso solo logrará saturar la memoria de los celulares o consumir demasiados datos del plan de Internet de tus empleados. Si necesitas revisar un documento con tu equipo, mejor utiliza plataformas de almacenamiento en la nube, como Dropbox o Google Drive, y envía un aviso en cuanto esté disponible.
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