10 reglas básicas de etiqueta y 5 reglas post-cuarentena

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La forma en la que nos comunicamos con los clientes, proveedores y empleados ha cambiado drásticamente en los últimos años: lo que antes se resolvía a través de una llamada telefónica o de un correo electrónico, ahora pasa por el WhatsApp o por una aplicación de mensajería de redes sociales. Pero esto no significa que ya no existan algunas reglas básicas de etiqueta de negocios que debemos respetar.

Recuerda siempre: detrás de cada empresa, hay personas. Los modales marcarán siempre una diferencia; pueden fortalecer o destruir nuestra marca personal en cada relación que generemos y mantengamos a lo largo del tiempo. En esta post-cuarentena de distanciamiento social y de más contactos virtuales, hay algunos comportamientos nuevos que tenemos que considerar. Por eso preparamos este checklist actualizado de 15 reglas de etiqueta de negocios para que no se te escape nada.

☐ 1. El saludo de manos queda en pausa

Aunque ya no estamos en cuarentena y mucha gente se siente confiada por haberse vacunado, es recomendable no incomodar a nadie con un apretón de manos, mucho menos con un beso o un abrazo. ¿Con qué reemplazarlos? Con un sencillo gesto con la cabeza, una sonrisa o un choque delicado de puños.

☐ 2. El encuentro virtual es siempre la primera opción

Relacionado con el punto anterior, hay muchas personas que todavía se sienten incómodas con la idea de tener una reunión presencial, ya sea en una oficina, cafetería o restaurante. Por eso, ofrece siempre la opción de reunirse a través de una aplicación como Zoom o Skype.

☐ 3. Cuida tu imagen, siempre

Trabajar desde casa durante meses ha provocado en muchas personas el descuido por su aspecto físico, lo cual ha tenido efectos sobre la productividad y el estado de ánimo. Así que prepárate para cada videollamada tal como lo harías para una cita importante de trabajo presencial.

☐ 4. Mantén un WhastsApp personal y otro para el negocio

¡Este es uno de los canales de comunicación en el que las personas han perdido más las formas! Para evitar confusiones e impedir que tus clientes te escriban los fines de semana o de madrugada es mejor tener números de celular independientes.

☐ 5. No envíes mensajes de WhatsApp a cualquier hora

Lo más recomendable es que manejes horarios adecuados para este tipo de comunicación, idealmente aquellos en los que tus clientes y proveedores estén más disponibles; por ejemplo, temprano por la mañana. Evita enviar mensajes a cualquier hora; sobre todo, a través de listas de difusión.

☐ 6. No cortes la comunicación de manera abrupta

Seguramente has pasado por situaciones en las que un cliente o proveedor te ha dejado de contestar de repente sin mayor explicación o sin siquiera decirte “gracias” o “hasta luego” después de toda una cadena de mensajes: esto es llanamente mala educación; aunque suceda por una aplicación de mensajería instantánea.

☐ 7. Cuida siempre tu lenguaje, tus gestos y el tono de tu voz

En la comunicación oral y escrita es importantísimo que te muestres siempre profesional, respetuoso y en control de la situación; sobre todo cuando surja algún conflicto, como el atraso en el pago de una factura o en la entrega de una orden.

☐ 8. Revisa dos veces cada mensaje antes de hacer clic en “enviar”

Los errores de ortografía y de gramática en un correo electrónico o en un posteo en redes sociales pueden afectar seriamente tu imagen personal, aunque creas que son algo menor. Y ni hablar de los insultos, burlas u opiniones agresivas. Evita además el uso excesivo de emojis.

☐ 9. Di siempre “hola”, “por favor” y “gracias”

Aún en ambiente más informales de trabajo hay que respetar las reglas básicas de cortesía. No inicies una conversación de manera abrupta: pide siempre las cosas con educación y muéstrate agradecido, aún cuando el otro no haya hecho demasiado por ti.

☐ 10. Evita hablar de política y religión

Aunque es cierto que hay límites que se han relajado, para evitar cualquier conflicto o malentendido siempre es mejor no conversar sobre temas políticos ni religiosos con gente que está afuera de nuestro círculo más personal.

☐ 11. Reconoce siempre al otro

Al igual que con la familia o con los amigos, las relaciones más fuertes se basan en el interés mutuo y genuino. Recuerda el nombre de tus clientes, proveedores y colaboradores, al menos de los más importantes. Cuando te busquen para conversar sobre algún tema, dedícales tiempo o pídeles que regresen más tarde. No ignores a la gente, ¡sobre todo cuando estés pasando por un buen momento!

☐ 12. ¡Sé puntual!

Ser puntual significa llegar cinco minutos antes a una reunión presencial o conectarse con anticipación a una reunión por Zoom. Presentarse más tarde con excusas como “hay mucho tráfico” o “tuve problemas con mi conexión a Internet” solo demostrará que no valoras el tiempo de los demás.

☐ 13. Deja el teléfono de lado durante las reuniones

Cuando estés en una reunión dedícale toda tu atención a tu interlocutor. Por ello, no atiendas llamadas o contestes mensajes de WhatsApp ni revises tus redes sociales. Esas actitudes no solo demuestran tu falta de atención, sino que significan una falta de respeto.

☐ 14. No interrumpas

Es cierto, todos estamos muy ansiosos. ¿Pero hay algo más irritante que tratar de exponer una idea y ser interrumpido todo el tiempo por otra persona que no para de hablar o que no se toma un minuto para escucharte? Es de mala educación, además de agresivo.

☐ 15. No hables mal de los demás

Aún cuando tengas una relación de años y de mucha confianza con un cliente, proveedor o empleado evita caer en el chisme o en la crítica de alguien que no está presente. Es normal ser curioso y querer saber acerca de los demás; pero más allá de que pueda provocar malentendidos, es una actitud que habla muy mal de ti y que genera desconfianza.

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