Incorporar el proceso de facturación electrónica no ha sido fácil para algunas empresas. Sin embargo, rápidamente quedaron reveladas sus ventajas: la rapidez en la entrega de los documentos por correo electrónico, menos errores al momento de elaborar los archivos, y más controles internos sobre los pagos e ingresos.
En los últimos años, la legislación fiscal ha incorporado requisitos adicionales, como la obligación de incorporar la clave de un producto o servicio, o de generar un complemento de pagos cuando la factura ya fue abonada. Afortunadamente, las nuevas plataformas de facturación electrónica no solo han automatizado muchos de esos pasos, sino que se mantienen permanentemente actualizadas con respecto a las novedades fiscales.
De todas maneras, si quieres que en tu empresa la facturación sea impecable, también es importante que tengas en cuenta otros aspectos. Y estos son los consejos que deberías seguir.
1. Mantén una comunicación constante con tu contador
¿Hay alguna nueva disposición del SAT? ¿Te llegó una notificación a través del Buzón Tributario y no entiendes de qué se trata? ¿Hay errores recurrentes en las facturas y recién te estás enterando? Es importante que estés siempre al tanto de estas situaciones para poder actuar a tiempo.
2. Haz responsable de la eficiencia del proceso a todas las partes involucradas
La facturación no es solo una tarea del área administrativa. También depende del personal de finanzas, de ventas y de cobranza. Piensa qué proceso sencillo puedes diseñar para que todos colaboren.
3. Automatiza tareas
Al tener que incorporar más información en un Comprobante Fiscal Digital (CFDI), es importante contar un sistema de facturación que nos permita almacenar datos de los clientes, o que envíe de manera automática los documentos al mail de la persona encargada de los pagos.
4. Ten siempre a la mano la información proporcionada por el cliente
Para no cometer errores, lleva un registro organizado de RFC, domicilios fiscales, claves de producto o servicio, conceptos, uso de CFDI o emails de las personas a quien hay que enviar las facturas. Eso evitará tener que volver a elaborar los documentos por un error y retrasos en los pagos.
5. Actualiza esa información
Aplica revisiones recurrentes de los datos fiscales de los clientes, pero también de detalles como el uso que van a dar al CFDI, o los métodos y forma de pago de los comprobantes.
6. Asegúrate de que el sistema de facturación esté bien integrado a las plataformas de administración empresarial
Muchas empresa cuentan con los servicios de un proveedor autorizado de certificación de CFDI, pero a medida que crecen e incorporan sistemas más sofisticados, se olvidan de hacer los ajustes necesarios para que ambos software funcionen de la mano.
7. No dejes todo en manos de una sola persona
Cuida que haya al menos dos empleados que sepan exactamente cómo manejar el sistema de facturación, cómo elaborar un documento y cuál es la información solicitada por el cliente. Así evitarás problemas cuando alguno de ellos se ausente.
8. Arma un cronograma de facturación y pagos
Para evitar retrasos en el envío de los CFDI y en la cobranza, es básico que las áreas de ventas, facturación y finanzas acuerden las fechas que deben ser tomadas en cuenta.
9. No incorpores cargos no aprobados por el cliente
Si se va a prestar un nuevo servicio, o si se aumentó el número de productos con respecto a la factura anterior, asegúrate de contar con un documento que respalde esos cambios (por ejemplo, una orden de compra o un mail de autorización de la persona a cargo de los proveedores).
10. Incorpora el logo de la empresa en las facturas
Aunque no es obligatorio, ten en cuenta que dará una imagen más profesional de tu compañía y que ese no es un detalle menor en la relación con los clientes.
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