5 pasos para elegir el mejor sistema de contabilidad para tu Pyme

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Durante las primeras etapas de un negocio, los emprendedores suelen contratar los servicios de un despacho de contadores externo, que los ayude a calcular los impuestos, pagarlos y definir los lineamientos básicos de una estrategia fiscal. Pero a medida que el negocio crece, es necesario contar con un sistema de contabilidad electrónico propio que permita automatizar los registros contables y cumplir con todas las disposiciones fiscales a tiempo.

El problema de no contar con una plataforma interna es que, muchas veces, los dueños de un negocio toman decisiones con base en información registrada en hojas de cálculo, o incluso en planillas en papel que pueden contener errores. Además, cuando necesitan un dato concreto sobre el pago de sus impuestos o el desempeño financiero de la empresa tienen que esperar el informe de su contador.

La gran pregunta es, por supuesto, ¿cuál es el mejor sistema de contabilidad para atender las necesidades de una empresa pequeña y mediana? En el mercado hallarás una amplia variedad de opciones: desde sistemas básicos hasta soluciones más complejas que permiten llevar la contabilidad de muchas empresas y con diferentes estándares de contabilidad.

Así que para que el proceso de selección y compra de esa plataforma no se convierta en algo abrumador y puedas maximizar tu inversión, hoy queremos compartirte los cinco pasos que tienes que seguir para elegir la mejor plataforma contable para tu Pyme.

Por supuesto, siempre es mejor complementar esta información con la guía de un consultor independiente o de otro empresario Pyme que tenga experiencia previa con estos sistemas, para que pueda ayudarte con información más detallada. ¿Comenzamos?

Paso #1. Diagnóstico de necesidades y de “dolores”

La elección del sistema de contabilidad ideal para tu Pyme inicia con un análisis de sus necesidades básicas, como: la facturación electrónica, la generación de reportes contables y financieros en pocos minutos y la conciliación de cuentas. Pero también hay que considerar los “dolores” específicos por los que esté atravesando tu negocio, ya sea por su actividad o sus relaciones comerciales. Por ejemplo, puedes tener dificultades para visualizar el desglose del IVA y del IEPS trasladado y acreditable en tus operaciones contables; o bien, demandar una mayor precisión al generar reportes de IVA fronterizo.

Paso #2. Lista de deseos

El siguiente paso es armar una lista con todas las funciones y características que quieres que cumpla tu próximo sistema de contabilidad electrónica. En este punto es importante apoyarte en la opinión de tu contador interno o externo a la empresa.

Por ejemplo, algunos puntos que puedes examinar son:

  • Acceso fácil y directo
  • Estado de resultados en línea
  • Control de ingresos y egresos de la empresa
  • Ahorro de tiempo
  • Centralización de la información
  • Actualización automática del sistema de acuerdo a las disposiciones fiscales vigentes
  • Visualización rápida del flujo de caja
  • Mayor control en el manejo de departamentos, proyectos y centros de costos
  • Verificación en línea de la autenticidad del CFDI
  • Ahorro de papel

Paso #3. Calificación de opciones

¿Qué sigue? Buscar información sobre las diferentes opciones disponibles en el mercado, hacer un listado con cinco y calificarlas según factores, como:

  • Características de la plataforma. ¿Cumple con tu lista de necesidades, “dolores” y deseos actuales? ¿Es lo suficientemente flexible para integrarse a otros sistemas con los que ya cuenta la empresa o amplía funciones a la par del crecimiento del negocio?
  • Instalación local vs. instalación en la nube. Las opciones en la nube permiten el acceso al sistema 24/7, proporcionan información en tiempo real e incluyen copias de seguridad. Todo ello a cambio de una suscripción mensual que resulta más conveniente que el pago de una licencia completa.
  • La seguridad de los datos y la asistencia técnica. Siempre es mejor contar con apoyo local y con información precisa sobre servidores y procesos básicos de protección y respaldo informativo.
  • Precio. La buena noticia es que hoy existen en México opciones enfocadas en las necesidades de las pymes con una buena relación calidad-precio. Pregunta siempre por los costos relacionados con futuras actualizaciones del software, procesos de integración y asistencia técnica.
  • Referencias. Siempre te sentirás más tranquilo si el proveedor del sistema de contabilidad tiene una trayectoria en el mercado pyme, por lo que puedes obtener buenas opiniones acerca del software, de su implementación y de la calidad del servicio post-venta.

Paso #4. La decisión

Llegó el gran momento: decidir qué sistema de contabilidad electrónica adquirirás. Tómate el tiempo necesario para hacer el mejor análisis, con base en toda la información que te compartimos en el punto anterior.

No te inclines necesariamente por el proveedor con mayor reconocimiento en el mercado, o por el más popular entre los contadores: enfócate principalmente en las necesidades actuales y futuras de tu negocio, así como en las referencias sobre la calidad de la asistencia técnica y la resolución de dudas y problemas, pues estos siempre van a surgir.

Paso #5. La implementación

Si ya cuentas con tu plataforma de contabilidad, ¡felicidades! Has dado un gran paso. Ahora te toca trabajar en un plan de implementación para que todas las ventajas de la tecnología alcancen el impacto perseguido en la operación diaria del negocio, en el manejo de las cuentas y en los resultados financieros.

Este plan debe quedar a cargo de un director de proyecto con experiencia en TI y capaz de trabajar en la configuración y personalización del sistema. Además, lo ideal es que tenga un trato directo con el contador de la empresa para que lo ayude a supervisar los avances durante la implementación. También, debe contar con un presupuesto y un cronograma de trabajo y entregas, así como reportar directamente al dueño de la empresa los avances obtenidos.

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