¿Qué debes buscar en un software de facturación electrónica?

La facturación electrónica es mucho más que una obligación fiscal. También es una operación esencial para la supervivencia y crecimiento del negocio, ya que permite tener un registro ordenado de los ingresos, comprobar el estado de la cobranza y brindar un servicio de calidad a los clientes.

Por eso, no importa si tienes una tienda de abarrotes o una gran empresa de servicios, necesitas contar con un sistema eficiente de facturación. Lejos quedaron aquellos tiempos en los que había que elaborar cada documento a mano, y los ingresos quedaban registrados en una libreta o archivo de Excel.

El avance tecnológico ha hecho posible que hoy podamos acceder a plataformas de facturación muy eficientes, seguras y a un costo accesible. Pero claro, al final siempre tendrás que hacer una inversión, y son muchas las opciones actualmente disponibles en el mercado. Para que puedas tomar la mejor decisión, preparamos esta lista de características y requisitos que según los expertos deberías tomar en cuenta.

1. Versatilidad ☐

Es importante que, además de facturas, el sistema permita capturar fácilmente notas de crédito, recibos de honorarios y de arrendamiento, y comprobantes con múltiples complementos fiscales, de retención e información de pagos.

2. Catálogo de clientes, productos y servicios ☐

Esta función es clave para el registro de la información comercial y fiscal obligatoria de los comprobantes, ya que agiliza la captura y minimiza los errores.

3. Administración de diferentes impuestos ☐

La plataforma debe calcular sin errores los montos del Impuesto al Valor Agregado (IVA), el Impuesto Especial sobre Productos y Servicios (IEPS), el Impuesto sobre la Renta (ISR) y otros gravámenes locales como el Impuesto sobre Hospedaje.

4. Complementos de retenciones ☐

Asegúrate de que el software pueda expedir comprobantes digitales que amparen complementos de retención e información de pagos como: dividendos, remanentes distribuibles, pago a extranjeros o enajenación de acciones.

5. Acceso desde la nube ☐

La ventaja de esta función frente a la opción de un software instalado en una computadora es clara: podrás generar los CFDIs y otros comprobantes de la empresa en todo momento y desde cualquier lugar, siempre que tengas acceso a Internet.

6. Facturación desde el punto de venta ☐

Si tienes un local comercial, necesitas una plataforma integral que desde un solo lugar te permita no solo facturar, sino también controlar, administrar y agilizar las operaciones de ventas y cobros.

7. Herramientas de personalización ☐

Opta por sistemas que puedan conectarse con diferentes dispositivos y periféricos de punto de venta como lectores de código de barras, impresoras de tickets, cajones de dinero, lectores de tarjetas de crédito y pantallas táctiles.

8. Integración y escalabilidad ☐

Cuando el negocio es pequeño, un sistema de facturación puede ser suficiente. Pero con el tiempo, y si crece, hará falta integrarlo con una plataforma de contabilidad o una de administración empresarial. Asegúrate de que eso sea posible.

9. Actualizaciones permanentes ☐

Debes tener la tranquilidad de que el proveedor de la plataforma que elijas se mantenga al tanto de los últimos cambios y requisitos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).