Por qué tener un sistema de administración empresarial ya es imprescindible

Con el confinamiento de cientos de miles de empleados a causa de la crisis sanitaria por el Covid-19, quedó al descubierto lo mal preparadas que están las empresas para trabajar a distancia. Si bien hacía tiempo que en México se hablaba del home-office, está claro que trasladar las computadoras a los hogares de los colaboradores no basta para seguir operando normalmente.

En estos días, compañías de todo tamaño están enfrentando dos problemas principales:

1) No cuentan con procesos definidos, que den una mayor autonomía al equipo y le permita avanzar con sus tareas sin la supervisión directa de un jefe.

2) Faltan herramientas adecuadas para el almacenamiento de la información, el acceso seguro a datos, la realización de operaciones básicas a distancia (como la facturación o el manejo de la nómina), y la comunicación fluida entre los empleados y con los clientes.

Y entonces, contar con un Sistema de Administración Empresarial se vuelve imprescindible para la supervivencia de los negocios. Sobre todo para las startups y las Pymes que necesitan consolidar su crecimiento. Porque estas plataformas no solo facilitan la gestión en el día a día, sino que permiten acceder a información clave para la mejor toma de decisiones. Y en medio de un escenario de incertidumbre como el que seguiremos enfrentando de aquí a fin de año, el ajuste de la estrategia es vital.

¿Pero cuáles son las principales ventajas de las plataformas de este tipo? ¿Cuál es el valor que pueden aportar a las diferentes áreas del negocio? Estas son algunas que deberías tomar en cuenta.

Permiten el acceso a la información administrativa y comercial de la empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento, de manera fácil y sobre todo segura.
Se puede gestionar de manera remota todo el ciclo de compra-venta del negocio, como facturación, cuentas por cobrar y por pagar, inventarios, proveedores, vendedores y clientes.
Expiden facturas electrónicas y permiten cancelarlas ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Es importante, por supuesto, que el sistema con el que contemos cumpla con todos los requisitos fiscales vigentes.
Emiten, timbran y cancelan de manera sencilla los comprobantes digitales de nómina de los colaboradores.
Generan otros comprobantes importantes, como recibos de honorarios y de arrendamiento, notas de crédito, y comprobantes de recepción de pagos.
Son sumamente útiles para conocer mejor al cliente, elaborar cotizaciones y dar un mejor seguimiento a la relación comercial. En una sola sección, reúnen información sobre pedidos pendientes, productos apartados, productos más comprados, estados de cuenta, ventas mensuales y citas programadas.
Facilitan el manejo del inventario de productos, su rotación y su costo. Y evitan caer en problemas como el sobre-stock de mercancía, que tiene efectos negativos directos sobre la rentabilidad de los negocios.
Permiten configurar fácilmente los cálculos de impuestos en todos los documentos generados, como el Impuesto al Valor Agregado (IVA), el Impuesto sobre la Renta (ISR), el Impuestos Especial sobre Producción y Servicios (IEPS) y otros gravámenes locales.
Son ideales para la movilidad empresarial, ya que permiten acceder al sistema desde una computadora de escritorio, una tableta o un dispositivo móvil. E incluso sin una conexión a Internet, ya que la información puede sincronizarse más tarde.
Las plataformas mejor desarrolladas pueden complementarse con los sistemas de administración de tiendas o sucursales, para llevar un mejor control de los puntos de venta y acceder, por ejemplo, al corte diario de caja.