Atravesamos una época de grandes desafíos para el área de Recursos Humanos de cualquier empresa, no importa cuál sea su tamaño. Con la transformación digital el home office y la necesidad de innovación permanente la comunicación interna se ha convertido en un factor clave para la supervivencia y el crecimiento de los negocios. Pero no todos los emprendedores tienen en cuenta este dato.
Los planes de comunicación interna son importantes por tres razones principales. En primer lugar, ayudan a que la información y el conocimiento fluya hacia los empleados por los canales adecuados, y en el momento justo. En segundo, mantienen a los empleados conectados con la misión de la organización, motivados y comprometidos; sobre todo en momentos de grandes cambios en la estructura e incertidumbre. En tercer lugar, permiten alinear las expectativas de los trabajadores con las metas y los objetivos de la empresa.
Ya cerca del segundo semestre del año, quizá estás enfrentando muchas dificultades con el manejo del personal para el logro de los objetivos anuales. Con esta herramienta podrás crear un entorno de trabajo más colaborativo y eficaz. Veamos cómo aplicarla de manera exitosa; sobre todo si ya lo intentaste en el pasado y los resultados fueron decepcionantes.
#1. Hacer un diagnóstico preciso del clima laboral
Aún cuando no haya un plan, siempre hay comunicación interna en las empresas. Es lo mismo que cuando alguien dice “No me ocupo de mi imagen personal”, pero no entiende que, de todas maneras, está enviando un mensaje. La clave está en, justamente, usar esa herramienta a nuestro favor. Por eso, la primera clave de un plan exitoso es tener claro cómo se comunican todos los miembros de la organización, los problemas que surgen, cuáles son las quejas más recurrentes y qué hace falta mejorar. Para hacer este diagnóstico puedes apoyarte en herramientas como la observación de reuniones de trabajo por parte de expertos en recursos humanos, las encuestas anónimas y las entrevistas uno a uno.
#2. Definir objetivos
Lo que sigue es establecer para qué queremos implementar un plan de comunicación empresarial interna. O, en otras palabras, determinar cuáles van a ser sus objetivos. Por ejemplo, mejorar la puntualidad o la productividad de los colaboradores, disminuir las quejas de los clientes o los errores en las líneas de producción, generar más proyectos de innovación o mejorar el clima laboral. Como todo proyecto, esos objetivos tienen que ser SMART (por sus siglas en inglés): específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales.
#3. Asegurar el compromiso de tus socios y de los directores
La mayoría de los dueños y directivos de las empresas reconoce, sobre todo en público, el valor de la comunicación interna. Pero al definir un presupuesto para este tipo de proyectos, privilegian otras inversiones. Y sí, ¡la comunicación interna es una inversión! Por eso es importante que, como líder de tu empresa, te comprometas de verdad con este proyecto, asignándole los recursos monetarios y humanos necesarios, dándole seguimiento a los avances, y participando en todas las reuniones o procesos en los que seas imprescindible.
#4. Contar con las herramientas necesarias
Para elaborar un plan exitoso de comunicación interna, además de los objetivos hay que establecer tiempos, recursos, procesos y cuáles serán los objetivos de seguimiento y evaluación. Para aplicarlos en el día a día, además de herramientas de comunicación (como una Web interna), necesitarás sistemas de captación, almacenamiento y procesamiento de datos. Por ejemplo, resulta básico apoyarse en un sistema de nómina integral, que no sólo facilite el proceso del cálculo y el pago de los salarios y prestaciones, sino que también permita consolidar y administrar la información de todos los colaboradores, como datos personales, antigüedad en la empresa y asistencia.
#5. Lanzar una campaña de sensibilización
Por último, ten en cuenta que el éxito de todo plan de comunicación interna depende de la cúpula de la empresa, pero también de todos los trabajadores. Por eso es necesario explicarles la importancia de que la colaboración fluya, de incorporar nuevos protocolos y de llevar el nivel de colaboración al siguiente nivel. Sobre todo, si en tu negocio nunca se ha dado lugar a la comunicación corporativa o si ha habido demasiados intentos fallidos.
Este plan de sensibilización puede aplicarse a través de un boletín interno, correos semanales, mensajes de WhastApp del dueño del negocio a través de una lista de difusión, reuniones mensuales de todos los colaboradores del negocio y de la difusión de mejoras alcanzadas.
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