Como emprendedores, una de las cosas que primero debemos aprender es cómo manejar varias tareas y proyectos a la vez. Esto es especialmente cierto durante los primeros años de la operación, cuando el fundador se encarga de la producción, de las ventas e incluso del pago de los impuestos. O en momentos de crisis como el actual, en el que hay que trabajar de cerca con todas las áreas de la empresa.

Si bien practicar el multitasking es todo un logro, también tiene muchas desventajas. Y una de ellas es el estrés que genera, y la dificultad para prestar atención a los que estamos haciendo en el momento. Eso no solo aumenta la posibilidad de cometer errores, sino que también provoca un gran desgaste físico y mental.

La realidad es que, más allá de puedas empezar a delegar algunas tareas, esta es una situación que posiblemente no puedas cambiar en el corto plazo. Así que hoy queremos compartir algunos consejos para que puedas tomar mejores decisiones y manejar tu tiempo para mantenerte más enfocado. ¡Esperamos que te resulten útiles!

Consejo #1 Arranca cada semana y cada día con un plan

Si en tu jornada laboral solo te dedicas a resolver los pendientes o las urgencias que van apareciendo (como contestar cada mail que recibes al momento, o pagar un recibo que ya lleva días vencido), entonces vas a trabajar de manera reactiva, pero no estratégica. Para enfocarte en un solo proyecto, lo primero que necesitas es tener la tranquilidad de que no hay nada que no puede esperar a ser resuelto. Así que planifica cada día y cada semana de trabajo, realiza con anticipación las tareas que no pueden ser postergadas, y ten siempre presente cuáles son las prioridades para el crecimiento del negocio.

Consejo #2 Trabaja en bloques de tiempo

Una vez que hayas revisado tu plan de trabajo para el día, divídelo en bloques de tiempo para dedicarlos a una sola tarea, como por ejemplo trabajar en una cotización o revisar los ajustes en el plan de marketing. Con la mente más fresca, inicia con aquellos proyectos que sean más creativos, que demanden una mayor atención al detalle, o que necesiten la aprobación de otra persona en el mismo día. Dedica las horas de la tarde a las tareas más automáticas, como revisar y responder los mensajes de email, o coordinar las juntas de la semana con tu equipo.

Consejo #3 Protege tu espacio

Si realmente quieres enfocarte en un proyecto importante, necesitas levantar un muro de protección a tu alrededor, para evitar ser interrumpido todo el tiempo. ¿Qué puedes hacer para lograrlo? Por ejemplo, comunicar a tu asistente que no vas a recibir ninguna llamada ni nadie puede pasar a tu oficina durante las próximas dos horas, a menos que se trate de una urgencia. O programar una respuesta automática en tu email, para avisar que no vas a estar revisando mensajes hasta el día siguiente. Eso te va a permitir manejar las expectativas de los demás, sobre todo de los clientes más demandantes, o de los empleados con menor capacidad de autogestión.

Consejo #4 Dedica una hora por día al seguimiento del trabajo de tu equipo

Para el dueño del negocio, delegar es esencial para poder trabajar de manera más organizada, tener tiempo para la planeación y ver un panorama general de cómo le está yendo a la empresa. Pero cuidado, porque delegar no significa desentenderse del trabajo que están realizando tus empleados. Es importantísimo que te involucres en la definición de objetivos y procesos, y que de manera periódica te reúnas con cada equipo y revises los avances y dificultades que aparecen en el camino. Este seguimiento puede ser realizado de manera presencial, en juntas en la empresa. O en estos tiempo de tele-trabajo, a través de plataformas de manejo de proyectos, como Tello, Asana o Slack.

 

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