A medida que el negocio crece, los procesos de auditoría se vuelven más importantes para la operación. No solo para el dueño de la empresa y los accionistas, sino también para los consejeros independientes y los directores.
¿Pero cuál es la función de la auditoría interna? Básicamente, asegurar control y transparencia. El primer paso es revisar la contabilidad y la salud financiera de la compañía. Pero su función es más amplia, ya que incluye analizar la gestión y dar recomendaciones sobre aspectos clave del negocio, como los costos de producción, los procesos de contratación o la relación con los proveedores.
Establecer un sistema formal de identificación de riesgos es vital cuando la expansión se acelera y aumenta el peligro de tomar malas decisiones estratégicas. Pero la realidad es que la mayoría de los dueños de pequeñas y medianas empresas (Pymes) no tienen conciencia de esto, o simplemente se niegan a iniciar procesos de auditoría interna porque están acostumbrados a tomar todas las decisiones, sin consultar a nadie.
Si estás decidido a dar este gran paso para sentar las bases de un crecimiento sólido y una buena relación con los accionistas, aquí te contamos cuáles son los pasos que debes seguir.
1. Designar a un responsable de la auditoría interna
Esta persona puede ser un empleado o un colaborador externo, siempre que visite la empresa en forma regular y se mantenga en contacto permanente con la operación diaria. Para que trabaje sin presiones, no debe reportar al dueño, al director general ni a los accionistas, sino a un Comité de Auditoría independiente.
2. Iniciar un proceso de “familiarización” del auditor
En las Pymes, las auditorías internas pueden generar recelo y desconfianza, sobre todo entre los miembros de la alta dirección. Por eso es importante que el dueño del negocio comunique la decisión de iniciar este proceso a toda la empresa y manifieste su respaldo incondicional. Luego, recomiendan los expertos, debe presentar al auditor a los directores y a todas aquellas personas encargadas de brindarle la información que necesita.
3. Presentar un plan de trabajo
Este paso es vital para establecer un ambiente de cooperación con los auditados. Antes de iniciar el proceso formal, el auditor debe conversar con los directivos y empleados involucrados acerca del objetivo de la auditoría, el tiempo que va a durar, con qué personas va a trabajar y cuáles van a ser los beneficios no solo para la compañía, sino para todos los empleados. También es muy importante que se muestre empático y abierto a los comentarios y propuestas de los responsables de cada área.
4. Establecer un mecanismo para recopilar información
La primera fuente de información para el auditor son los reportes generados por los sistemas de contabilidad y administración empresarial de la compañía. Los informes generados por la alta dirección, en cambio, pueden incluir datos manipulados, por lo que no es recomendable trabajar solamente con ellos. Es importante que el proceso incluya además entrevistas uno a uno y encuestas, para cruzar información y analizar factores importantes como el clima laboral.
5. Verificar cada dato obtenido
Uno de los retos más grandes para el auditor interno es filtrar la información recopilada a través de los reportes y las entrevistas para plantear un escenario objetivo. Nunca hay que olvidar que en las empresas trabajan personas, que tienen intereses propios, recelos y conflictos con otros empleados. Por eso es tan importante confirmar los datos mediante entrevistas cruzadas, datos estadísticos y análisis comparativos.
6. Redactar el informe final para el Comité de Auditoría
Este documento debe incluir: los objetivos de la auditoría, una breve descripción del proceso de trabajo, y las opiniones y recomendaciones sobre cada departamento de la empresa. Para que la auditoría tenga un impacto real en la operación, es clave que esas recomendaciones sean analizadas, aplicadas y se les de un seguimiento. De lo contrario, solo encenderán señales de alarma entre los miembros de la alta dirección pero no asegurarán ni el control ni la transparencia.
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