Desde febrero de 2020 los nuevos requisitos para la generación de los recibos de nómina se volvieron obligatorios. Sin embargo, son muchas las pequeñas y medianas empresas (Pymes) que todavía no están cumpliendo con esta disposición del Servicio de Administración Tributaria (SAT), y eso solo puede significar desorden administrativo y futuras sanciones por parte de la autoridad fiscal.
Recordemos que esta medida fue tomada por el SAT debido a la cantidad de inconsistencias encontradas en la presentación de informes relacionados con los CFDI’s de nómina desde hace tiempo, particularmente en cuanto al subsidio al empleo.
Si todavía no estás al día con este cambio, o tienes dudas sobre lo que está haciendo tu Contador, te preparamos este checklist con los 10 puntos más importantes que tienes que tener en cuenta al momento de generar un comprobante de nómina. Algunas de estas recomendaciones no son nuevas (de hecho, están vigentes desde que los CFDI se volvieron obligatorios), pero es un buen momento para repasarlas. Así evitarás errores, inconvenientes y sanciones.
1. Asegúrate de contar con la plataforma de nómina adecuada ☐
Contrata los servicios de una empresa reconocida en el mercado y que mantenga actualizados sus sistemas según las últimas disposiciones del SAT.
2. Registra a tu personal en el régimen que le corresponde ☐
Eso te permitirá calcular correctamente percepciones y deducciones, así como evitar contingencias y riesgos fiscales.
3. Declara las percepciones y deducciones de forma transparente ☐
Ten cuidado con considerar como exentas percepciones que son consideradas gravadas, además cumple con la regulación laboral en materia de mostrar de manera detallada tanto percepciones como deducciones en los recibos de nómina.
4. Haz la retención del Impuesto sobre la Renta (ISR) cuando estés obligado a ello ☐
Como empresa, eres responsable solidario ante la autoridad fiscal de descontar y luego de pagar este gravamen.
5. Clasifica el monto del ISR retenido correspondiente al período de pago con la clave “002” de deducción ☐
No uses la clave “101”, que se utiliza para reportar el resultado del cálculo anual del ISR.
6. Registra el subsidio para el empleo causado ☐
Registra de manera adecuada en loss. CFDI de nómina tanto el subsidio causado y pagado a los colaboradore
7. Reporta los viáticos ☐
Hazlo en el apartado “Otros pagos” y en su correspondiente comprobación en el apartado “Percepciones”.
8. Registra la prestación por fondo de ahorro ☐
Es un concepto que no puede quedar fuera del comprobante de nómina.
9. Emite los comprobantes de manera adecuada cuando un trabajador se separa de su empleo ☐
Si además de su indemnización debes pagar su nómina, puedes emitir dos CFDIs por dos conceptos diferentes o generar un solo CFDI con dos complementos de nómina.
10. No olvides la firma del trabajador en los recibos impresos ☐
Asegúrate de contar con ella para la validez de los comprobantes y la mayor protección de la empresa en caso de un litigio laboral.
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