En las grandes compañías, el departamento de compras se encarga de adquirir los insumos y productos necesarios para la operación y las ventas del negocio. En el caso de tu Pyme, quizá no cuentes todavía con esa área especializada, pero de todas maneras es vital que revises qué tan eficiente es ese proceso.

Como explican los expertos, el abastecimiento de la empresa puede significar grandes oportunidades de ahorro e incluso el desarrollo de ventajas competitivas. Pero también de pérdidas de dinero, problemas con la operación, eventos de corrupción y hasta conflictos legales. Por eso es importante que estés atento a las siguientes señales de alerta en el área de compras, y que actúes a tiempo.

1. No existen procesos

¿Qué compras se realizan cada mes? ¿Cuáles son los insumos más importantes para asegurar la producción, la prestación de servicios o las ventas? ¿Quién autoriza esas compras? ¿Qué documentación es necesaria? ¿Cuál es el método y plazo de pago? Si no cuentas con esta información documentada, es hora de que trabajes en un manual de procedimientos y luego lo compartas con tu equipo.

2. Hay un solo presupuesto por compra

No importa si trabajamos con los mejores proveedores del mercado, o tenemos una relación excelente con ellos. Siempre es recomendable pedir presupuestos alternativos cada cierto período de tiempo, para poder descubrir nuevos jugadores en el mercado, ofertas u otras opciones interesantes en materia de calidad, servicio en las entregas o financiamiento.

3. No existe un plan B

El punto anterior te va a permitir elaborar una lista de proveedores alternativos, en caso de que surja algún problema con los actuales. Esto es especialmente importante en el caso de insumos o servicios imprescindibles para mantener la operación del negocio (por ejemplo, la reparación de la maquinaria). No te limites a armar una lista de contactos: habla con los representantes de algunas de esas empresas, evalúa y manifiesta tu interés en trabajar eventualmente con ellos.

4. Están aumentando las pérdidas en el almacén

Los responsables de compras juegan un papel clave para mantener los costos del negocio bajo control. Pero si no hacen bien su trabajo, entonces habrá más mermas y desperdicios, robo hormiga de materiales y costosas demoras en las entregas a la línea de producción y a los clientes finales. ¿Has detectado alguna de estas señales de alarma en los últimos tiempos? ¿Están aumentando su frecuencia? ¿Cuál podría ser la causa?

5. No hay un seguimiento de las órdenes de compra y las entregas

Esto tiene consecuencias nefastas sobre el manejo del inventario, la operación y, al final, los ingresos y la rentabilidad del negocio. Para manejar la relación con los proveedores de manera ordenada, es necesario apoyarse en un Sistema de Administración Empresarial, con el que puedas controlar el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa, automatizar procesos administrativos e integrar el almacén con la fábrica a o las sucursales de manera remota y en línea.

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