La mala gestión de los inventarios es una de las causas principales de los pobres resultados de un negocio. Las compras de emergencia (y a un precio más alto) de insumos, las mermas en los productos en depósito, los problemas para cumplir con las entregas a los clientes y las bodegas saturadas son solo algunos de los síntomas de ineficiencia en esta área clave para toda empresa.

¿Pero por qué resulta tan importante manejar bien los stocks? Porque se trata del registro de todos los bienes de la compañía que se van a destinar para la producción de bienes o directamente para la venta. Y cuando no se realiza de la manera adecuada, el negocio se queda sin el combustible necesario para seguir operando, como si fuera un automóvil.

Si estás por iniciar un negocio, o estás teniendo problemas para contar con un buen inventario y necesitas ajustar ese proceso, hay cinco pasos que tienes que dar. Y son los siguientes.

1. Preparar la bodega

Lo primero es contar con un espacio fijo donde puedas depositar en forma ordenada la mercadería o los insumos necesarios para la producción o la prestación de servicios. El lugar debe estar limpio, bien iluminado y libre de problemas de humedad o filtraciones de agua. Además, vas a necesitar anaqueles y armarios rotulados, para poder organizar y ubicar rápidamente cada artículo.

2. Definir el sistema de almacenamiento

Esto va a depender de las características de los bienes almacenados, el espacio disponible y las necesidades de circulación o fluidez. Entre las opciones más utilizadas, están el sistema de almacenamiento convencional, que vemos normalmente en las tiendas mayoristas. Se basa en la utilización de tarimas o palets, para combinar artículos individuales de fácil acceso en la parte baja con mercancías paletizadas y empacadas en los niveles superiores.

3. Elegir el sistema de codificación del stock

Para completar este proceso, y de acuerdo con el tipo de artículos, tendrás que registrar variables como modelo y número, medidas, peso, color, año de fabricación, fecha de entrega, fecha de caducidad y proveedor. Ten en cuenta que esta información es vital para definir qué productos van a salir primero de la bodega, y poder cumplir a tiempo con las entregas a la línea de producción o a los clientes finales.

4. Incorporar una herramienta de control

El manejo de inventarios es una de las operaciones más importantes del ciclo de compra-venta de una empresa, y la tecnología más adecuada para realizarlo dependerá de la cantidad de artículos que maneje el negocio. Si la operación es sencilla puedes iniciar con una plantilla de Excel, pero lo más conveniente es arrancar de entrada con un eficiente software de Administración Empresarial. Te sorprenderá la cantidad de opciones a medida y accesibles que existen hoy para las empresas pequeñas y medianas.

5. Realizar un primer inventario físico

Por último, antes de arrancar con los primeros registros de entradas y salidas de mercadería, necesitas hacer un conteo manual para asegurarte de que cuentas con la información real sobre el stock disponible. De lo contrario, al momento de hacer controles de inventarios en forma mensual, trimestral o anual, las cifras no van a coincidir y empezarán (o continuarán) los problemas en el depósito y con toda la operación.

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