5 herramientas básicas de administración para tu negocio

La tecnología se ha convertido en una aliada fundamental para los dueños de negocios, dada su capacidad de automatizar procesos, disminuir el margen de error y ahorrar tiempo. Sus ventajas se han visto potenciadas por la expansión de la computación en la Nube, que posibilita la realización de muchas funciones desde cualquier lugar y durante las 24 horas del día. Esto ha impactado positivamente en muchas áreas de las empresas, pero en especial en la administración diaria y la gestión de los datos.

Por eso, si estás pensando en abrir un negocio o en mejorar su desempeño durante este año, necesitas apoyarte en cinco herramientas básicas de administración con las que puedas cobrar una venta, facturar, manejar la nómina, controlar el inventario y generar reportes sobre clientes o proveedores. Con ellas no solo asegurarás la salud financiera y la organización de tu emprendimiento, sino que también tomarás mejores decisiones y aprovecharás mejor los recursos disponibles.

Al adquirir una herramienta de este tipo es importante que consideres tanto las funciones que puede desarrollar o su costo, como su capacidad para integrarse a otros sistemas y mantenerse actualizada. De lo contrario, acumularás un software que, en determinado momento, resultará obsoleto y, al final, será una mala inversión.

Ahora sí, veamos a detalle cuáles son las cinco herramientas básicas de administración para llevar tu negocio al siguiente nivel en este año nuevo.

#1. Una plataforma de facturación

Además de una página web, si de entrada quieres dar una imagen profesional ante tus clientes actuales y potenciales, necesitas poder generar en segundos tus comprobantes de ingresos y egresos, y cumpliendo con todos los requisitos fiscales vigentes.

Para lograrlo, lo ideal es contar con un sistema de facturación inteligente y online con el que puedas trabajar desde cualquier lugar del mundo 24/7. Que te permita acceder a la información necesaria para generar reportes sin complicaciones. Emitir los CFDI a tiempo y con todos los datos que requieren tanto tus clientes como la autoridad fiscal, no solo evitarás problemas en la administración de la empresa, sino que acelerarás el ciclo de ventas, los pagos y mejorarás la percepción de tus clientes sobre el nivel de servicio.

Otras funciones de este tipo de plataformas a considerar, son:

Poder relacionar las facturas y los comprobantes de pago en forma automática.
Agregar descuentos en la emisión de los CFDI.
Calcular en forma automática impuestos como el IVA, el ISR o el IEPS.
Crear catálogos para poder llevar el control de clientes y productos.
Generar estadísticas.
Guardar un respaldo en la nube de los comprobantes generados.

#2. Un software de punto de venta

Si tienes un local comercial, requerirás de un sistema que te permita realizar cobros y automatizar el manejo de operaciones comerciales, como el cálculo de las ventas que se realizaron en el día. Opciones en el mercado hay muchas, pero las mejores son aquellas que permiten convertir cualquier equipo de cómputo en un sistema de caja registradora moderno. Y que además pueda integrarse de manera sencilla a otras herramientas útiles, como un lector de códigos de barras, básculas, cajones de dinero y terminales de cobro.

Al momento de pedir una cotización, pregunta por alguna de estas funciones, que te ayudarán a simplificar y a hacer más eficientes los procesos comerciales de tu empresa.

Elaboración de CFDI en su versión 4.0.
Impresión de tickets de compra, recibos y facturas.
Registro de productos vendidos.
Control de inventario y categorización de productos.
Gestión de devoluciones, cancelaciones y notas de crédito.
Definición y gestión de políticas de descuentos.
Administración extensiva de muchas tiendas (hay sistemas eficientes y accesibles que permiten manejar hasta 99 tiendas).

#3. Un sistema para administrar el inventario

Cuando vendes productos y tienes un solo local, manejar el inventario puede no ser tan complicado si utilizas un simple programa de cálculo. Pero a medida que aumentan las ventas o sumas sucursales, las mermas y las pérdidas de mercadería o las compras no planificadas pueden convertirse en el principal obstáculo para alcanzar la rentabilidad.

Las soluciones tecnológicas de administración empresarial que cuentan con sistemas de caja y módulos de inventario que pueden ayudarte a monitorear las entradas y salidas de productos e incluso integrarse con un ecommerce propio o a marketplaces. Por lo tanto, este tipo de plataformas no solo impactan en la productividad, sino también en los ingresos, el envío a tiempo de los productos y el nivel de satisfacción del cliente.

¿Qué otras funciones puedes encontrar de utilidad en estos sistemas? Poder crear un catálogo de productos con fotografías y datos como lotes, pedimentos, números de serie, tallas y colores. Generar reportes de existencias y costos. Consultar el detalle de movimientos por periodos. Y, en el caso de varias sucursales, manejar varios almacenes a la vez, así como conocer la existencia y costo de los productos en cada uno de ellos.

#4. Un software de nómina

Al igual que sucede con el inventario, cuando el negocio crece también lo hace en personal. Entonces, se vuelve imprescindible trabajar con un sistema de nómina integral para automatizar y simplificar el cálculo y el pago de salarios, deducciones, vacaciones u otras prestaciones.

Con esos sistemas, también podrás:

Administrar los datos de todos los colaboradores.
Emitir recibos de nómina electrónicos CFDI 4.0 en forma individual o masivamente.
Capturar incidencias.
Programar movimientos, como pagos.
Conectarse con portales bancarios y realizar la dispersión.
Timbrar recibos de forma masiva.
Generar diversos documentos personalizados como cartas, contratos y constancias laborales.

#5. Una plataforma de trabajo colaborativo

También es importante que te apoyes en herramientas de comunicación entre equipos que permitan un trabajo conjunto en proyectos simultáneos. Además de Trello y Asana, considera opciones más completas como Slack, que suma funciones de mensajería como la personalización de chats, la creación de diferentes salas, el etiquetado de usuarios en conversaciones y el uso de emojis.

Una de las grandes ventajas de estas plataformas es que permiten el trabajo asincrónico; es decir, se puede organizar la actividad diaria a través de diferentes canales para que, sin importar cuál sea la ubicación o zona horaria de los colaboradores, todos pueden acceder a la información en el momento que la necesitan. Además de formular preguntas, dejar comentarios y compartir actualizaciones sobre sus avances.